色んな企業で業務効率化が求められています。業務効率化を図る場合どのような事を行えばいいか皆さんは思い浮かぶでしょうか。ツールの利用など様々ですが、今回は今すぐに実践できる、業務効率化のアイティアを取り上げていきたいと思います。
業務効率化がよく分からない方もぜひご覧ください。
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目次
業務効率化が重要な理由
そもそもなぜ業務効率化が求められるのでしょうか。それは『働き方改革』や『労働人口の減少』が原因として挙げられます。まず働き方改革は、長時間労働の削減や働く人の心身の不調を改善するために掲げられた法案です。
それらを改善するには業務の効率化が効果的と言えるでしょう。そして少子高齢化によって労働人口が減ってきているので、1つの仕事に多くの従業員を割り当てるのが難しくなりました。そのため業務効率化が必要となります。
業務効率化には種類がある
業務効率化には様々な種類があります。今回は、代表的な業務効率化の種類を3つ具体的に説明していきたいと思いますので、ぜひご覧ください。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙を削減する働きのことです。今までは、書類を紙に印刷して従業員に配布していましたが、この書類をデータ化してパソコンやスマートフォンなどの端末で共有するやり方がメジャーと言えるでしょう。
紙を極力なくしていくことで、紙にかかるコストや印刷していた時の時間が削減されて、結果的に業務効率化につながります。
ツールの利用
インターネット上で、コミュニケーションを取ったり、データの共有をしたりするソフトやアプリのことを示します。業務効率化を図るために一番導入されている物だと言えるでしょう。
ツールの種類によっては、タスクやスケジュールの管理も可能となっており、非常に高性能です。ただ、一部のツールは料金が別途かかるものもあります。
『無駄』『無理』『ムラ』の削減
仕事を進めている最中にある『無駄な工程』や、一人の従業員がいくつも仕事を抱える『無理な状況』、そして情報がちゃんと伝わっていない『ムラ』、これらを減らす働きのことを示します。
こちらはまず業務の流れや内容を完全に理解していないと難しいので、一番時間がかかると言えるでしょう。
今日からできる！業務効率化のアイディア6選
それでは、ここから業務効率化のアイティアを6選紹介して行きたいと思います。どれも今日から出来るようになっているので、気になったらぜひお試しください。
マニュアルを作る
マニュアルを作れば、新人教育の時間が省けますし、何より作業のパフォーマンスが安定します。そして作業中に発生する疑問にも素早く対応出来るので、メリットは大きいと言えます。
もし、マニュアルがすでに作成されている場合は、そのマニュアルの見直しをすると良いでしょう。
業務の見直し
業務の見直しをすることで、業務フローの無駄な部分が明確に判明する場合もあります。そのため、『業務効率化と言っても何をやればいいか分からない』という場合は、まず業務の見直しをしてみるといいでしょう。無駄な部分が判明すると、自ずと改善策が判明するはずです。
少しずつペーパーレス化を導入する
上記でも挙げたように、ペーパーレス化も業務効率化の一種になるので、それを導入するのも1つの方法です。ただし、いきなり紙を全てなくすと業務に支障が出かねないので、一部だけペーパーレス化して上手くいくようであれば、他のもどんどんペーパーレス化するといいでしょう。
業務の優先順位をつける
もちろん業務は1つだけではありません。たくさん業務がある中で、優先順位がハッキリと分かると、『今日中にやらなければいけない仕事』『明日以降でも大丈夫な仕事』というのが判明します。そうすることで、無駄な残業時間を削減することが出来ます。
FAQの作成
業務を進める上で『ここはどうするのだろう』『あれはどうなるのか』という疑問が発生するでしょう。そういった、よくある質問や疑問を1つにまとめることで、上司や他の従業員に聞かずに解決することが出来て、労働時間の短縮に繋がります。
会議時間の短縮
会議が長くなってしまうと、その分業務に取り組む時間がなくなってしまいます。無駄な残業に繋がってしまうので、メリットがありません。そのため『会議の終了時間の設定』や『参加人数を減らす』などの対策をすることで、会議時間を短縮するのが良いでしょう。
業務効率化のアイディアを実践するにあたっての注意点
上記で挙げたアイディアはすぐにでも実践可能ですが、どれも一度上司や企業全体で共有してから進める必要があります。共有しないまま進んでしまうと、独りよがりになってしまうでしょう。
業務効率化を成功させるには？
業務の効率化を成功させるためには、少しずつ時間をかけて取り組む必要があります。あまり急いで導入してしまうと、普段の違う業務フローに混乱したりその情報が行きわたらなくてさらに混乱したりする可能性もあるでしょう。時間をかけるのが、業務効率化の成功に繋がります。
まとめ
今すぐ実践できる業務効率化についてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。業務効率化は簡単ではないので、上記で挙げたような簡単なアイディアから取り組むのが良いでしょう。最後まで読んでいただきありがとうございました。