今や、様々な方法で業務の効率化が図られていますが、ITツールを用いたことはあるでしょうか。ツールの種類はまさに千差万別で、業務効率化を図るために有効なものもたくさんあります。今回は、業務効率化に非常に有効なオススメのツールを5つ紹介していきますのでぜひ一読ください。
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目次
業務効率化ツールが増えてきている？
『働き方改革』が国を挙げて行われて、それに伴って業務効率化のツールが少しずつ増えてきていると言えます。コミュニケーションに特化したツールやタスク管理に特化したツール、Web会議に特化したツールなど様々です。多すぎて何を使えばいいか分からず、ツールを導入しても機能が多すぎて使いにくいかもしれません。
しかし、どれも効率化を図るために作られているので、今や欠かせない存在だと言えるでしょう。
業務効率化ツールを使用するメリット
業務効率化ツールを使うことでどのようなメリットがあるのでしょうか。メリットは正直1つや2つではなく、たくさんありますが、ここでは代表的なメリットを挙げて行きたいと思いますので、ぜひご覧ください。
コストの削減
例えば、従業員に何かしらの情報を共有する場合、今までは紙を用いて情報共有をしていたと思います。その場合、そもそも紙自体にコストがかかっていますし、インク代もかかっているでしょう。
ツールだと情報共有がオンライン上で出来るものもあるので、それを用いれば紙代やインク代はかからなくなります。
生産性が上がる
ツールであれば情報共有が簡単に出来るので、マニュアルや手順書などを簡単に共有出来ます。そうすると、作業する上で何か教えたりする機会が減るので作業効率が上がるでしょう。それが企業全体に及べば、生産性も上がります。
そうすることで、時間的にもコスト的にも余裕が持てるので、従業員のモチベーションが上がったり、新事業を始めたりすることが出来るようになるでしょう。
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールはたくさんありますが、どのように選べばいいのでしょうか。一番重要なのは、自社にとってそのツールが合っているかどうかです。そして、ツールを提供している会社のサポート体制も重視するべきでしょう。
サポート体制が十分ではないツールだと、万が一不具合によってデータが消えてしまったり、ツールが動かなくなったりした場合すぐに対応してもらえない可能性もあります。
業務効率化にオススメのツール5選
それではここから業務効率化にオススメのツールを5つ紹介して行きたいと思います。
Chat Work
こちらはコミュニケーションに特化したツールになっており、データの共有やビデオ通話も可能となっており、複数人でのグループチャットも可能です。チャットの検索機能も備わっているので、『誰と話したか』『あの時なんと言ったか』というのがすぐさま分かるようになっています。
そしてパソコンとスマートフォンどちらでも対応しているため、場所を問わずに利用する事が可能です。
URL：https://go.chatwork.com/ja/
Zoom
テレビなどの様々なメディアでも取り上げられているツールですが、こちらの特徴はやはりビデオ通話にあります。Zoomでビデオ通話を行う際、主催者側はZoomのアカウントが必要ですが、参加者側はアカウント不要で参加可能です。参加者は主催者より送られたURLを開くだけでWeb会議に参加出来るようになっています。
そして有料版では、Web会議の録画と録音をすることも可能となっているのも大きな特徴です。
URL：https://zoom.us/
サイボウズoffice
こちらは複数人のグループでツールを使う事に特化したグループウェアツールです。チャット機能やメール機能はもちろん、スケジュール管理やファイル管理も可能となっており、なんと出勤と退勤の管理も可能となっています。
そして問い合わせや導入の際の相談などのサポート体制もしっかりとしているので、パソコンやスマートフォンが苦手な場合でも安心して利用出来ます。
URL：https://office.cybozu.co.jp/
wikipy
こちらはペーパーレスに特化したツールとなっています。非常に分かりやすい画面遷移になっているため、常日頃からパソコンで文章を書いている方にとっては使いやすいでしょう。このツールを用いれば、マニュアルや手順書、その他の書類が簡単に作成出来て共有も可能となっています。
Eight
こちらは営業向けの業務効率化ツールになっています。名刺は通常、紙に印刷して手渡ししますが、このツールだと名刺を写真で撮るだけで、名刺をデータ化することが可能です。もう一つの特徴が、名刺交換した相手と継続的なやり取りが出来るように促進してくれるので、新しい事業やコミュニケーションの活性化に大きく貢献してくれます。
まとめ
業務効率化ツールについてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。今や業務管理ツールは欠かせないと言ってもいいほどなので、まだ導入していない場合は、ぜひこの機会に検討して頂ければと思います。最後まで読んでいただき、ありがとうございました。