「基幹システム」という言葉を耳にすることはあっても、その全貌をしっかりと把握しているビジネスパーソンは意外と少ないものです。このシステムは、会社の財布や人の動き、商品の流れなど、ビジネスの”いのち”を支える大動脈のような存在。そんな基幹システムがどんな役割を果たし、私たちの仕事をどう支えているのかを解説します。これから基幹システムを導入しようとしている方、もしくはその必要性に気づき始めた方の参考になれば幸いです。
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目次
基幹システムの基本
基幹システムとは、企業の中心となる情報システムのことで、会社の「生命線」とも言える存在です。財務、人事、生産、物流など、企業の基本的な業務プロセスを一元的に管理し、異なる部門間での情報の一貫性を保ちます。これにより、企業は日々の運営をスムーズに行い、迅速な意思決定を可能にするのです。
では、なぜ基幹システムがビジネスにとって不可欠なのでしょうか？
現代のビジネス環境は、変化が激しく、市場の要求に素早く対応する柔軟性が求められます。基幹システムは、企業がこのような環境の中で競争力を維持し、成長を続けるために、重要なデータをリアルタイムで提供し、業務の効率化を図るための強力な支援ツールなのです。例えば、財務データがリアルタイムで更新されることで、経営者は最新の財務状況に基づいた戦略的な決定を下すことができます。また、人事データの一元管理により、適切な人材配置や人材育成が可能になります。
このように、基幹システムは企業の効率性と戦略性を高めるための必須のツールであり、その導入と運用は今日のビジネスリーダーにとって避けて通れない課題となっています。次章では、基幹システムと業務システムの違いについて詳しく見ていきましょう。
基幹システムと業務システム
基幹システムと業務システムは、しばしば混同されがちですが、その役割と機能には明確な違いがあります。基幹システムは、企業の中核をなすシステムであり、会社全体の経営資源を一元管理することで、組織全体の効率性と一貫性を高めることを目的としています。一方で業務システムは、特定の部門や業務に特化したシステムで、その部門の効率化や機能強化を図ることに特化しています。
基幹システムとは
会社の財務会計、人事情報、生産管理、物流管理などの核となる業務を統合的に管理するシステムです。これにより、経営層は組織全体のパフォーマンスをリアルタイムで把握し、より戦略的な意思決定を行うことができます。例えば、財務会計システムは、売上、経費、利益などの財務情報を集約し、経営の健全性を評価するための基盤を提供します。
業務システムとは
顧客関係管理（CRM）、エンタープライズリソースプランニング（ERP）、サプライチェーンマネジメント（SCM）など、特定の業務に特化したシステムです。これらは、顧客データの管理、生産計画の最適化、供給網の効率化など、特定の業務プロセスを強化することで、企業の競争力を高めることを目的としています。
基幹システムと業務システムは、それぞれが独立して機能すると同時に、互いにデータを共有し合いながら企業の運営を支えるという点で、相互に補完関係にあります。基幹システムが企業の「骨格」を形成するとすれば、業務システムはその「筋肉」と言えるでしょう。
基幹システムの主な機能とメリット
基幹システムの主な機能は、企業の基本的な経営資源を一元的に管理し、効率的なビジネスプロセスを支援することにあります。主要な機能には、財務会計、人事給与、生産管理、購買・在庫管理などが含まれます。これらは企業の日々の運営において中心的な役割を果たし、経営の効率化と戦略的意思決定を可能にします。
財務会計機能では、売上、経費、利益などの財務情報をリアルタイムで集約し、正確な財務状況の把握を可能にします。これにより、経営者は財務データに基づいた戦略的な決定を迅速に行うことができます。
人事給与機能は、従業員の情報管理、給与計算、福利厚生管理などを行い、企業の人材管理を効率化します。これにより、適切な人材配置や人材育成が可能となり、従業員のモチベーション向上にも寄与します。
生産管理機能では、生産計画の立案から製品の出荷までを一貫して管理し、生産効率の最適化を図ります。また、購買・在庫管理機能は、必要な材料の調達から在庫の最適化までをサポートし、コスト削減と供給網の効率化を実現します。
これらの機能を通じて、基幹システムは以下のようなメリットを企業にもたらします：
データの一元化：異なる部門や業務で発生するデータを一つのシステムで一元管理することで、データの整合性を保ち、情報の透明性を高めます。
業務プロセスの効率化：自動化された業務プロセスにより、手作業によるエラーを減少させ、作業時間を短縮します。
意思決定の迅速化：リアルタイムでの正確なデータ提供により、経営層は迅速かつ効果的な意思決定を行うことができます。
コスト削減とリソースの最適化：無駄なコストを削減し、リソースをより効率的に配分することが可能になります。
基幹システムは、これらのコア機能を通じて、企業が競争力を維持し、持続可能な成長を遂げるための強力な基盤となります。
導入前に知っておくべきこと
基幹システムを導入する前に、成功への道を確実なものにするために知っておくべき重要なポイントがいくつかあります。これらのポイントを押さえることで、導入プロセスがスムーズに進み、期待されるメリットを最大限に引き出すことができます。
組織のニーズの理解する
導入を検討する前に、まずは自社のビジネスプロセスを徹底的に分析し、どの業務が基幹システムによって改善されるべきかを明確にします。また、将来的なビジネスの拡大や変化に対応できる柔軟性も考慮する必要があります。
適切なシステムを選定する
市場には多種多様な基幹システムが存在します。自社のニーズに最も合致するシステムを選ぶためには、機能性、拡張性、コスト、サポート体制など、複数の要因を総合的に評価することが重要です。
コストとROIを確認する
基幹システムの導入は大きな投資を伴います。初期コストだけでなく、運用コストやメンテナンスコストも含めた総コストを把握し、投資に見合ったリターンが得られるかを慎重に評価する必要があります。
ステークホルダーを巻き込む
基幹システムの導入は組織全体に影響を及ぼすため、経営層から現場のスタッフまで、幅広いステークホルダーを巻き込むことが成功の鍵です。特に、変化に対する抵抗感を持つ従業員の理解と協力を得るためには、早い段階からのコミュニケーションが不可欠です。
プロジェクト管理を徹底する
導入プロジェクトは複雑で多岐にわたるため、明確なプロジェクト計画と効果的なプロジェクト管理が求められます。期限、予算、リソースの管理を徹底し、リスクを最小限に抑えながらプロジェクトを進めることが大切です。
基幹システムの導入は、単に新しいITシステムを導入するということ以上の意味を持ちます。それは、組織の業務プロセスを根本から見直し、改善する機会でもあります。
導入の際の具体的なステップ
基幹システムを導入する際には、計画的かつ段階的に進めることが成功の鍵です。以下に、導入プロセスの具体的なステップを紹介します。
1.プロジェクト計画の策定
導入の目的と目標を明確にし、それを達成するための詳細なプロジェクト計画を策定します。この段階で、期限、予算、リソース、関係者の役割分担などを定めます。
2.要件定義とシステム選定
企業のニーズに合わせた基幹システムの要件を定義し、市場調査を行いながら最適なシステムを選定します。この過程で、デモンストレーションやベンダーとの相談を行うことが一般的です。
3.インフラと環境の準備
システムを支えるためのハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク環境を整備します。クラウドサービスを利用する場合は、サービスプロバイダーとの契約がこの段階で行われます。
4.データ移行とシステムカスタマイズ
既存のデータを新システムに移行する作業を行います。また、企業の特定のニーズに合わせてシステムのカスタマイズが必要な場合があります。
5.従業員へのトレーニング
導入されるシステムを効果的に使用するためには、従業員への十分なトレーニングが不可欠です。操作方法だけでなく、システム導入の意義や利点を理解させることも重要です。
6.テスト運用
本格的な運用に移る前に、テスト環境でシステムの動作を確認します。この段階で問題が見つかれば、修正を行い再テストを繰り返します。
7.本運用の開始
テスト運用での問題点を解決した後、システムを本運用に移行します。この際、従業員からのフィードバックを受けながら、運用の改善を続けます。
8.継続的な評価と改善
システム導入後も、定期的な評価を行い、必要に応じてシステムのアップデートやプロセスの改善を行います。
基幹システムの導入は、単に新しいITツールを導入するだけではなく、組織の業務プロセスを根本から見直し、改善するプロジェクトです。そのため、組織全体の協力とサポートが不可欠となります。
基幹システム導入の際のよく発生する問題
基幹システムの導入は、企業にとって大きなメリットでもありますが、その過程で多くの課題に直面することも少なくありません。以下に、導入の際によく遭遇する問題を紹介します。
予算を超過してしまう
導入コストが予算を超過することは珍しくありません。これを避けるためには、プロジェクトの初期段階でリアルなコスト見積もりを行い、予備費を含めた予算計画を立てることが重要です。
想定していた期間を過ぎてしまう
導入プロジェクトが予定よりも長引くことがあります。これに対処するためには、リアルなタイムラインを設定し、進捗管理を徹底する必要があります。
データ移行がうまくできない
既存のデータを新システムに移行する際に、データの不整合や損失が発生することがあります。これを防ぐためには、十分なテストを行い、データバックアップを取ることが不可欠です。
現場従業員との摩擦
新システムに対する従業員の抵抗は、導入プロジェクトの大きな障害となり得ます。これを克服するには、初期段階から従業員を巻き込み、十分なトレーニングとサポートを提供することが必要です。
システムの不具合： 新システムのバグやパフォーマンスの問題が発生することがあります。これには、ベンダーとの緊密な連携と迅速なサポート体制が対処法となります。
組織文化と合わない
導入したシステムが組織文化や既存のワークフローに適合しない場合があります。この問題を解決するためには、システムのカスタマイズや業務プロセスの再設計が必要になることがあります。
これらの問題は、しばしば予期せぬ形で現れますが、適切な計画と管理、協力体制があれば克服することが可能です。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。