ビジネスの世界では、技術や知識だけでなく、適切なマナーも非常に重要です。マナーを守ることで、相手に信頼感を与えたり、スムーズなコミュニケーションを図ったりすることができます。特に新入社員は入社してから初めて学ぶスキルがこのビジネスマナーかもしれません。ただ、ビジネスマナーはもちろんベテランのビジネスマンまで、日常業務の中で必須のスキルと言えるでしょう。
本記事では、言葉遣いやメール、電話対応など、ビジネスシーンでのマナーを具体的な事例を交えながら、シーン別に紹介します。マナーの基本を日常に取り入れ
目次
ビジネスマナーの重要性
ビジネスの場において、専門的な知識や技術はもちろんのこと、適切なマナーが求められます。なぜなら、マナーは相手に対する敬意を示すものであり、その姿勢がビジネスの信頼関係を築く基盤となるからです。適切な言葉遣いや行動は、相手に安心感や信頼感を与え、スムーズなコミュニケーションの土台を作ります。逆に、マナーを欠いた行動や言葉は、不信感や誤解を生む原因となり得ます。ビジネスマナーを守ることは、自身のプロフェッショナルとしての価値を高めるだけでなく、組織全体のブランドイメージを向上させる要因ともなります。
基本的な言葉遣い
ビジネスの場では、敬語を正しく使うことが求められます。敬語は、相手を尊重するための言葉として使用され、日本語の中でも特に重要な位置を占めています。
大きく分けて「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つに分類され、尊敬語は、相手の行為を尊重する時に使います。謙譲語は、自分の行為を控えめに伝える時に使います。丁寧語は、一般的な会話での終助詞として使われます。これらの基本を理解し、適切な場面で使い分けることが大切です。
相手を尊重する言葉の選び方
ビジネスの場で言葉遣いは、相手に対する敬意や尊重の気持ちを伝える大切なツールです。具体的には、過度な短縮形を避け、丁寧な表現を心がけること、相手の立場や年齢を考慮して敬語を使い分けることなどが挙げられます。
また、否定的な言葉よりも肯定的な言葉を選ぶことで、より良い関係を築くことができます。
良い言葉遣いとは？
例えば、どのような言葉遣いが相手に良い印象を与えるのでしょうか。下記のシチュエーションを想像して言葉選びの参考にしてみましょう。
ある企業の営業担当者Aさんは、取引先のB社との打ち合わせ中に「それは無理です」と即答してしまいました。これに対して、B社の担当者は少し驚いた様子でした。後日、Aさんの上司から「相手の提案を受け入れるかどうかは別として、言葉遣いにはもう少し気をつけるように」とアドバイスを受けました。
良い言葉遣いとは、相手の意見や提案を尊重し、柔らかく、そして建設的に応答することです。例えば、このようなシーンであれば「それは難しいかもしれませんが、もう一度考えてみます」というような言葉遣いが望ましいです。
ビジネスメールのマナー
どの業界でも業務の中で必須タスクとなるのがビジネスメールです。友人や家族とのプライベートなやりとりとは異なり、テキストで相手に敬意を表す必要があります。
件名の書き方
メールの件名は、相手がメールの内容を一目で理解できるように明確に書くことが求められます。具体的かつ簡潔に、メールの主旨を伝える言葉を選びましょう。また、緊急の場合やアクションが必要な場合は、件名の先頭に「[緊急]」や「[確認]」などのキーワードを付けると良いでしょう。
本文の構成とポイント
ビジネスメールの本文は、以下の構成を基本として考えると良いです。
- 挨拶
- 自己紹介（初めての相手の場合）
- 本題の説明
- 質問や要望
- 結びの言葉
また、ポイントとしては、文章は短く・分かりやすく、余計な情報は省くことが大切です。具体的な数字や日時などは、明確に記載し、誤解を生む余地がないように心がけましょう。
返信・転送時の注意点
メールの返信や転送を行う際には、以下の点に注意が必要です。
- 返信時には、相手の質問や要望に対して、具体的に答えること。
- 転送時には、第三者の情報を含むメールを転送する前に、その内容や添付ファイルを確認し、必要な部分のみを転送すること。
- また、転送する際には、新たな相手に対しての簡単な説明や背景を追記することが望ましい。
電話対応のマナー
メールと同様に必要になるスキルが電話対応のマナーです。ビジネスシーン以外でも、日常的に丁寧な電話対応ができると社会人としての格がアップします。
電話を受ける時の挨拶
電話を受ける際の挨拶は、第一印象を形成する大切なポイントです。明るく、はっきりとした声で受けましょう。会社宛の電話を取った場合は「ありがとうございます。○○株式会社、△△でございます。」と自社名と自分の名前、併せて必要であれば部門名を伝えることが基本です。また、相手の名前や会社名を確認する際には、丁寧に繰り返し確認することが望ましいです。
伝える情報の整理
情報を伝える際には、要点を明確にし、余計な情報は省くことが大切です。また、相手が理解しやすいように、情報の順序を整理し、簡潔に伝えることを心がけましょう。具体的な数字や日時などは、明確に伝え、誤解を生む余地がないように注意が必要です。
電話を切る際のマナー
電話を切るタイミングでは、相手の理解を確認し、必要なアクションや次回の連絡予定を明確に伝えることが重要です。また、「ご対応いただき、ありがとうございました。」と感謝の言葉を忘れずに伝えることで、良好な関係を保つことができます。
実際の事例: 電話対応での失敗例
Aさんは、取引先のB社からの電話を受けた際、急いでいたために簡潔に情報を伝え、すぐに電話を切ってしまいました。しかし、後になってB社から「情報が不足している」とのクレームが入りました。この失敗から、Aさんは電話対応時には、相手の要望や質問に十分に答え、情報をしっかりと伝えることの重要性を再認識しました。
会議や打ち合わせのマナー
対面でのコミュニケーションとなる打ち合わせやミーティングの場面。電話やメールなどと比べて様々な面を見られることが多いです。
必要な準備
会議や打ち合わせには、事前の準備が不可欠です。アジェンダや資料を前もって確認し、必要な情報や質問点を整理しておくことで、スムーズな進行が期待できます。また、時間厳守は基本中の基本。言わずもがな遅刻は他者への敬意を欠く行為となりますので、できる限り避けるよう心がけましょう。万が一遅刻する場合は、分かった時点で事前に連絡を入れ、謝罪の意を示すことが大切です。
発言時の注意
会議や打ち合わせでの発言は、簡潔かつ明確にすることが求められます。他者の意見を尊重し、自分の意見を伝える際には、具体的な根拠や理由を添えると説得力が増します。また、他者の発言中は適切にリアクションをし、無関心や無礼な態度を避けるよう心がけましょう。
メモ取りのコツ
会議や打ち合わせの内容を正確に記録するためのメモ取りは、ビジネスシーンでの重要なスキルの一つです。ポイントとしては、要点を中心に記録し、余計な情報は省くこと。また、独自の記号や略語を使って効率的にメモを取るテクニックもあります。重要な決定事項やアクションアイテムは、特に目立つように記録しましょう。
名刺交換のマナー
名刺のやりとりはビジネスマンにとっては当たり前でも、新入社員にとっては緊張するシーンですよね。初めての相手の印象づけに大切な一瞬でマナー違反の内容にスマートに対応しましょう。
名刺の受け取り方
名刺を受け取る際は、両手で受け取り、相手の名前や役職を確認した後、感謝の意を示すことがマナーとされています。例えば、「○○様ですね、よろしくお願いいたします」と一言添えると良いでしょう。受け取った名刺は、すぐにポケットやバッグにしまわず、会話が終わるまで目の前に置いておくことが望ましいです。
名刺の渡し方
名刺を渡す際も、両手で提供するのが基本です。名刺の文字が相手に向かって正しく見えるように渡すことを心がけましょう。また、名刺を渡す前に、簡単な自己紹介をするとスムーズなコミュニケーションに繋がります。
名刺の保管と管理
名刺は、ビジネスの場での大切なコミュニケーションツールの一つです。適切に保管・管理することで、後々のフォローアップや連絡がスムーズに行えます。名刺入れや専用のファイルを使用して、見やすく整理することがおすすめです。また、名刺には交換した日付や場所、内容などのメモを書き込むことで、後の対応がしやすくなります。
業種や業界ごとのマナー
業界や業種によっては、一般的なビジネスマナーに加えて、特有のマナーや慣習が存在します。これらのマナーを知り、適切に対応することで、その業界でのビジネスがスムーズに進行します。
金融業界の気をつけたいマナー
金融業界は、情報の取り扱いや顧客との信頼関係が非常に重要とされる業界です。そのため、情報の漏洩を防ぐための厳格なルールや、顧客とのコミュニケーションにおける礼儀正しい態度が求められます。また、正確な数字の伝達や、専門用語の正確な使用も重要なポイントとなります。
IT業界の気をつけたいマナー
IT業界は、技術的な知識や最新のトレンドが日々更新される業界です。そのため、常に最新の情報をキャッチアップし、相手の知識レベルに合わせたコミュニケーションが求められます。また、リモートワークやオンラインミーティングが一般的なため、オンライン上でのマナーも重要となります。
おわりに
ビジネスの場において、技術や知識だけでなく、マナーやエチケットも非常に重要な要素となります。日々の業務の中で、本記事で紹介したようなマナーを意識し、実践することで、より良いビジネスの関係を築くことができれば幸いです。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。