生産性の向上や労働時間の削減などのために、業務効率化を図ると思います。企業ごとに様々な施策を行っていますが、業務効率化は個人でも行う必要があります。今回この記事では、個人で行う業務効率化の方法を紹介していきますので、『仕事が遅い』と感じる方や個人で仕事を早くしたい方はぜひご覧ください。
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目次
業務効率化は企業の課題だけじゃない
今や業務効率化は企業のみの問題ではありません。一人ひとりの作業量や作業のスピードは異なってきますし、人によっては作業がなかなか進まず、残業をしてしまう場合もあります。それは効率的ではなく、非効率的だと言えるでしょう。
こうした問題は離職率にも繋がり、働く環境が悪化することだってありえます。
業務効率化は個人でも取り組む
もちろん企業全体で業務効率化を図れば、生産性の向上や労働時間とコストの削減は十分に見込めます。しかし、業務効率化を従業員一人ずつ意識すると、さらなる効果が期待できるでしょう。
個々の業務効率が向上すると、時間に余裕が出来るので他の業務に時間を当てることが出来ますし、自身のスキルアップにも繋がります。
業務効率化に取り組み方の注意
個人で業務効率化を図る場合、上司や会社内の共有を忘れないようにする注意が必要です。自分が意識する取り組みやアイディアを相談もないまま進めると独りよがりになってしまいます。効率化させるはずの施策が、会社にとってはあまりやってほしくない場合もあり、逆に損害に繋がる可能性だってないとは言い切れません。
そして施策やアイディアをすべて取り入れないようにする必要もあります。すべて導入して何も問題がなければそれで大丈夫ですが、必ずしもそうなるとは限りません。そのため、効率化を図る場合は、ゆっくりとひとつずつ進めていった方が良いでしょう。
個人でできる業務効率化に有効な施策
それでは、個人で業務効率化を図るにはどんな施策が効果的なのでしょうか。ちょっとした施策から、いくつか組み合わせることでもっと効果を発揮出来るもの、それらを3つ紹介して行きたいと思います。ぜひご覧ください。
その日に対応するタスクを見える化させる
ただ仕事を渡されるのと、実際に仕事を目に見えるのとでは、大きく違います。見える化させることによって、『今どんな仕事があるのか』『期限はどれくらいか』『優先順位はどれくらいか』というのが瞬時に分かるでしょう。
適度な休憩時間を設ける
よく、仕事に追われて休憩時間をなかなか取らない人がいます。一見、休憩時間も作業を進める時間にあてているので、効率的に見えるでしょう。人によって集中力の継続時間はバラバラですが、集中力が切れないことはありません。集中力が切れてしまうと、それだけで作業効率は下がってしまうでしょう。
なるべく集中力を切らさないためにも、適度に休憩をはさんでリフレッシュすることがとても重要です。
自分のデスク周りやパソコンの整理をする
必要な書類と必要じゃない書類が一緒くたになってしまうと、欲しい書類がすぐに見つからなくなって、時間がかかってしまいます。パソコンの場合でも同様で、ファイルやフォルダがあまり整理されていないと、該当のデータを探すのに時間がかかってしまいます。
そのため定期的に整理整頓を行い、スッキリさせると良いでしょう。整理整頓と言っても、あまり意識出来ない可能性もあるので、週に一回の感覚で取り組むのが良いかもしれません。
実践するにあたってのポイント
業務効率化に有効な施策を挙げていきました。これからは、実践するうえでの重要なポイントを挙げていきたいと思います。
タスクは1つずつ手をつけていく
任されるタスクはもちろん1つだけではないはずです。タスクを同時並行で幾つもやってしまうと、余計に集中力が続かなくなり、かえって非効率的になってしまいます。タスクは必ず1つずつ進めていくようにしましょう。
ITツールの導入
自分のタスクを見える化させるためには、やはりITツールを利用するのが手っ取り早いと言えます。無料の物から有料の物まで、様々なツールが流通していますが、その中には必ず使いやすい物があるはずです。
企業によっては、企業内全体でツールを導入している場合もあるので、共通のツールがある場合はそれを利用しましょう。
時間を図る
1つのタスクを進める際に時間をタイマーなどで図ると、時間を意識することが出来て、集中力が増します。時間の配分もおおよそ把握出来るようになるので、日々のタスク管理にも生かせるでしょう。
まとめ
今回は個人で業務効率化を行う場合の施策やポイントを記述して行きましたが、いかがだったでしょうか。この記事を読んで、すこしでも業務効率化を図るための参考になればと思います。最後まで読んでいただきありがとうございます。