ビジネスにおいて、相手とのコミュニケーション能力は極めて重要なスキルです。これをビジネスコミュニケーションと呼びます。ビジネスコミュニケーションは、ただ単に話すことや書くことだけでなく、相手との信頼関係を築くための方法や、ビジネス目的を達成するためのツールでもあります。そのため、どのビジネスにおいても、ビジネスコミュニケーション能力は必要不可欠なスキルといえます。
この記事では、ビジネスコミュニケーションの真の意味や目的、必須スキル、重要なポイントについて解説します。
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目次
ビジネスコミュニケーションとは？
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスにおいて相手とのコミュニケーションを行うことを指します。これは、単に話すことや書くことだけでなく、相手との信頼関係を築き、ビジネス目的を達成するためのツールでもあります。
具体的には、メールや電話、プレゼンテーション、商談など、ビジネスにおいてよく使用されるコミュニケーション手段が挙げられます。ビジネスコミュニケーションには、相手とのコミュニケーションにおいて、どのように伝えるか、相手がどのように理解するか、相手にどのような印象を与えるかなど、多くの要素が含まれます。
ビジネスコミュニケーションは、ビジネスマンにとって非常に重要なスキルといえます。なぜなら、ビジネスにおいては、自分自身や自分の会社、商品、サービスを相手に説明したり、売り込んだりすることが必要となるからです。ビジネスコミュニケーション能力が高ければ、相手を説得したり、信頼関係を築いたりすることができ、ビジネスの成功につながることがあります。
ビジネスコミュニケーションの目的と意義
ビジネスコミュニケーションには、さまざまな目的があります。以下に3つ紹介します。
情報共有
ビジネス上で必要な情報を相手と共有することで、問題解決や目標達成に向けたアクションプランを立てることができます。例えば、プロジェクトの進捗状況や売上の数字などを共有することで、チームメンバーや上司とのコミュニケーションをスムーズにし、より効率的な業務遂行ができます。
信頼関係の構築
ビジネスにおいては、相手との信頼関係や良好な人間関係が重要です。ビジネスコミュニケーションを通じて、相手の立場や意見を理解し、相手の感情に配慮することで、より良好なリレーションシップを構築することができます。これにより、顧客や取引先との長期的なビジネス関係を築いたり、チーム内のコミュニケーションを円滑にすることができます。
ビジネス成果の向上
ビジネスコミュニケーションは、ビジネス成果を向上させることにも繋がります。相手に対して適切な情報を提供することで、ビジネス上の問題を解決したり、新しいアイデアを出したりすることができます。また、上司やチームメンバーとのコミュニケーションを改善することで、業務の効率化や品質の向上を実現することができます。
ビジネスコミュニケーションには、ビジネスにおける様々な場面で必要なスキルが求められます。そのため、ビジネスマンにとっては、ビジネスコミュニケーション能力の向上は非常に重要な課題となります。能力が高ければ、ビジネスの成果を上げることができ、自己成長やキャリアアップにもつながることがあります。
ビジネスコミュニケーションにおける必須スキル
ビジネスコミュニケーションにおける必須スキルについて今回は4つ挙げます。
聴取力
相手の意見を理解し、適切な反応を示すことができるようにするには、リスニングスキルが必要です。リスニングスキルを向上させるためには、相手の話に集中し、相手が伝えたいことを正確に理解するように心がける必要があります。また、聞き手として質問することも大切で、相手とのコミュニケーションを深めることができます。
話し方
明瞭かつ適切な話し方ができることは、ビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要です。話し方が明瞭であれば、相手に正確に伝えることができます。また、適切な話し方をすることで、相手に好印象を与えることもできます。
説明力
自分の意見や提案を相手にわかりやすく伝えるために欠かせないスキルです。説明力があると、相手に納得してもらいやすくなります。逆に、説明力が不十分な場合は、相手に誤解や不信感を与えることになりかねません。説明力を磨くことで、相手に自分の考えを効果的に伝えることができるようになります。
ビジネスマナー
相手に対して適切なビジネスマナーを持つことはビジネスパーソンにとって必須事項です。例えば、正しい挨拶や、相手に対する敬意を示す言動、そして相手の時間を無駄にしないことなどが挙げられます。ビジネスマナーがあれば、相手に好印象を与え、信頼を築くことができます。
ビジネスコミュニケーション改善の鍵
現段階であまりビジネスコミュニケーションがうまくいっていないという方も多いはず。ここではすぐに取り組めるポイントを4つ紹介します。
相手に合わせたコミュニケーションを心がける
ビジネスコミュニケーションにおいては、相手に合わせたコミュニケーションが重要です。相手の職種、役職、文化、言語、性格、コミュニケーションスタイルなどを考慮して、相手に適した話し方や言葉遣い、表情やジェスチャー、ペース、トーンを使い分けることが必要です。
5つの「W」と1つの「H」を抑える
コミュニケーションをする際には、相手が知りたい情報を簡潔に伝える必要があります。そのため、誰、何、いつ、どこで、なぜ、そして、どのようにの6つの情報を伝えることが重要です。これを5つの「W」と1つの「H」と呼びます。この法則を守ることで、誤解や情報の漏れを防ぎ、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
アクティブリスニングを実践する
アクティブリスニングは、相手の話を聞くだけでなく、相手の意図や感情を理解することを目的とした聴取スキルです。相手の話を妨げることなく、相手の話を注意深く聞くことが必要です。また、相手の話を要約したり、確認したりすることで、相手が自分を理解してくれていることを示すことができます。
ボディランゲージを意識する
人間は、言葉だけでなく、ボディランゲージや表情、声のトーンなどでもコミュニケーションをしています。相手がどのような意図で話しているかを理解するために、相手の目を見たり、相手の表情を読み取ったりすることが大切です。また、自分自身のボディランゲージにも注意を払い、相手に対して誠実な姿勢を示すことが重要です。
以上のように、暗黙知を見える化することには、他人との共有や気付き、自己評価などのメリットがあります。暗黙知を活用するためには、まずは見える化することが必要不可欠です。
まとめ
ビジネスコミュニケーションは、ビジネスにおいて欠かせないスキルであり、その重要性がますます高まっています。本記事では、ビジネスコミュニケーションの真の意味や目的、必須スキルや重要なポイントを解説してきました。ぜひ、今後のビジネスに活かしていただければ幸いです。
ビジネスでの情報管理におすすめのツール「Huddler」
ビジネスシーンで必須の情報管理でおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。