ビジネスの現場で、よく耳にすることのある「依頼書」特にクライアントワークのある業種では欠かせないツールです。この一枚の紙が、仕事の要望や期待をしっかりと伝え、お互いの認識の齟齬を防ぐ鍵となります。
とはいえ、書き方に頭を悩ませることも少なくありません。この記事では、依頼書の基本から、どうすれば伝わりやすい文章を書けるのか、さらには業界別の例まで、分かりやすくご紹介します。目的をはっきりさせるコツから、ビジネスシーンで役立つポイントを幅広く紹介します。
目次
依頼書の基本
依頼書は、ビジネスにおいて特定の作業やサービスを要求する際に使用される公式な文書です。この文書は、依頼する側（依頼者）と依頼を受ける側（受領者）の間で、何が期待されているのかを明確にするために重要です。依頼書には、依頼の内容、期限、関連する条件や詳細などが記載され、双方の合意のもとで交わされます。
ビジネスシーンでの依頼書の役割
ビジネスにおける依頼書の役割は多岐にわたります。まず、依頼書はコミュニケーションの明確化につながります。書面による依頼は、口頭でのやり取りよりも誤解のリスクを減らし、具体的かつ詳細な情報伝達を可能にします。また、後々のトラブルを防ぐための記録としても機能します。依頼内容や条件が明記されているため、後からの「言った、言わない」の争いを避けることができます。
さらに、依頼書は法的な証拠としての役割も果たすことがあります。契約の一部として、または契約に至る前の合意の証として、依頼書はビジネス取引の正当性を保証する重要な書類となり得ます。
依頼書の基本構成とフォーマット
依頼書を作成する際には、以下の基本情報が必要です。
- 依頼者と受領者の情報：依頼者（あなたまたはあなたの会社）と受領者（依頼を受ける相手）のフルネーム、住所、連絡先などを明記します。
- 依頼の詳細：依頼する作業やサービスの具体的な内容を詳細に記述します。これには、期待される成果物や目標も含まれます。
- 期限とスケジュール：作業の開始日と完成予定日、必要に応じて中間報告の日程などを設定します。
- 条件と要件：作業を遂行する上での特別な要件や条件、例えば品質基準、コストの限度、機密保持の義務などを指定します。
- 報酬や支払い条件：サービスや作業の対価、支払い方法、支払い期限などを定めます。
依頼書の一般的なフォーマットと構成
依頼書の一般的なフォーマットは以下のように構成されています。業界や職種、シーンに合わせて最適な中身にしましょう。
- ヘッダー：依頼書のタイトル、日付、文書番号などを含むヘッダー部分。
- 導入部：依頼書の目的を簡潔に説明する導入文。
- 本文：上記で述べた基本情報を詳細に記述する部分。
- 結論部：依頼の受諾に向けた締めくくりの文言や、次のステップについての案内。
- 署名欄：依頼者と受領者の署名、日付を記入する欄。
効果的な依頼書の書き方のポイント
依頼書を作成する上でどのようなことに気をつければ良いでしょうか。以下に3点紹介します。
明確な目的を記述する
依頼書の最も重要な部分は、その目的を明確にすることです。目的がはっきりしていれば、受領者は依頼の意図を正確に理解し、適切に対応できます。目的を記述する際には、依頼の背景や目指す成果を簡潔に、しかし具体的に説明することが重要です。例えば、「新しいウェブサイトのデザインを依頼する」というよりは、「ユーザーのエンゲージメントを高めるための新しいウェブサイトのデザインを依頼する」と記述する方が、目的が明確になります。
内容と期限を明記する
依頼書には、依頼する具体的な内容と期限を明記する必要があります。内容に関しては、どのような作業が必要か、どのような成果物が期待されるかを詳細に記載します。また、期限に関しては、作業の開始日、重要なマイルストーンの日付、最終納期などを具体的に定めます。これにより、受領者は計画を立てやすくなり、期待される成果を時間内に提供することが可能になります。
誤解を避けるための言葉遣いをする
依頼書では、誤解を避けるために明確かつ丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。専門用語や略語の使用は避け、可能な限りシンプルで直接的な言葉を使うことが望ましいです。また、依頼の内容や条件に関しては、曖昧な表現を避け、具体的かつ明瞭に記述することが重要です。これにより、受領者が依頼の内容を正確に理解し、適切に対応することができるようになります。
業界ごとの依頼書の例
業界ごとの依頼書の例は、各業界の特有の要件を反映します。依頼書を作成する際には、業界特有のニーズと標準を考慮することが重要です。
IT業界の依頼書
IT業界の依頼書では、技術的な詳細と明確な要件が重要です。例えば、ソフトウェア開発の依頼書には、開発するアプリケーションの機能、使用するプログラミング言語、予定されるデリバリーのマイルストーン、テストと品質保証の基準などを具体的に記載します。また、データのセキュリティやプライバシーに関する要件も重要なポイントとなります。
マーケティング業界の依頼書
マーケティング業界の依頼書では、キャンペーンの目的、ターゲットオーディエンス、使用するメディアチャネル、期待される成果などを詳細に記述します。例えば、新製品のプロモーションキャンペーンの依頼書では、キャンペーンの目標（ブランド認知度の向上、リードの生成など）、ターゲット市場、使用する広告媒体（オンライン、ソーシャルメディア、プリントなど）、キャンペーン期間、予算などを明確にします。
製造業界の依頼書
製造業界における依頼書では、製品の仕様、数量、品質基準、納期などが重要です。例えば、部品製造の依頼書には、製造する部品の詳細な図面、使用する材料、必要な数量、品質検査の基準、納品スケジュールなどを具体的に記載します。また、製造プロセスに関する特別な要求や、製品のパッケージングと配送に関する指示も含めることが一般的です。
依頼書作成の注意点
依頼書は、単なる業務の指示書以上の意味を持つことがあります。特に、依頼書が契約の一部となる場合、法的な影響を持つ可能性があります。そのため、依頼書に記載される内容は、法的に拘束力があると解釈されることがあります。依頼書を作成する際には、使用する言葉や表現に注意し、誤解を招くような曖昧な表現を避ける必要があります。また、依頼書には、契約違反時の対応や解決策に関する条項を含めることも考慮すべきです。これにより、万が一のトラブルが発生した場合のリスクを軽減することができます。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。