BPOという言葉を聞いたことがありますか？自社で行っていた業務の一部を外部の専門業者に委託することを指しますが、この手法を採用することにより、企業は業務プロセスの効率化、コスト削減、人員削減などのメリットを享受することができます。
BPOの導入には、委託先選定やセキュリティなどの問題があるため、慎重な対応が必要です。本記事では、BPOの詳細な説明や、BPOとアウトソーシングの違い、サービス導入の際の注意点などを徹底解説していきます。BPOの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
目次
BPOとは？
BPOとは、ビジネスプロセスアウトソーシングの略であり、自社で行っていた業務の一部を外部の専門業者に委託することを指します。BPOは、製造業だけでなく、金融、保険、医療、ITなど、さまざまな業界で導入されており、今後もますます普及することが予想されています。これは、BPOが様々な業務に適用でき、柔軟なカスタマイズが可能であるためです。
BPOの導入に際しては、自社の業務を正確に把握し、どの業務をBPOするかを決定することが必要です。また、BPO先の選定にも慎重に取り組む必要があります。しかし、これらのリスクを適切に管理し、BPOを導入することで、企業は大きなメリットを享受することができます。
BPOとアウトソーシングの違い
BPOとアウトソーシングは、両方とも業務を外部に委託することを指しますが、その目的や範囲に違いがあります。
まず、アウトソーシングは、一般的に業務の外注や委託を指し、単に人件費の削減や業務量の調整などの目的で行われることが多いです。一方、BPOは、ビジネスプロセスの改善や最適化を目的としたアウトソーシングの一形態です。BPOでは、業務の委託先が、自社業務の専門家であることが求められます。
また、アウトソーシングは、業務の外部委託にとどまりますが、BPOは、業務プロセス全体を再構築することもあります。具体的には、業務フローの改善や自動化、ITシステムの導入、品質管理の改善などが含まれます。
つまり、BPOは、業務プロセスの改善・最適化を目的として、業務の一部または全体を外部委託することで、コスト削減や生産性向上などのメリットを得ることができます。
BPOを導入するメリット
BPOを導入するメリットはいくつかありますが、下記に3つ挙げています。
コスト削減
BPOを導入することで、自社内での人件費や設備投資の負担を軽減できます。自社で業務を行う場合には、社員の人件費やそのための社会保険料、設備投資やメンテナンス費用など、多くのコストがかかります。一方で、BPO事業者はスケールメリットを活かした効率的な業務運営が可能なため、このようなコストを削減できます。
人材・技術の活用
BPO事業者は、最新の技術を持っていることが多く、その技術を活用することで、自社内での技術力の向上にもつながります。また、BPO事業者は、業務の専門家を多数抱えているため、必要なスキルを持つ人材を確保しやすいというメリットがあります。自社で業務を行う場合には、必要なスキルを持つ社員を採用する必要がありますが、それに比べてBPO事業者は多様な業務に対応する人材を持っているため、自社で採用するよりも効率的に業務を遂行できます。
業務プロセスの改善・最適化
BPO事業者は、業務プロセスの専門家であり、業務の改善・最適化に熟知しています。自社で業務を行う場合には、業務プロセスの改善・最適化に取り組むことが難しい場合があります。しかし、BPO事業者は多数の顧客の業務を受け持っているためそのため、業務プロセスの改善・最適化を行うことができます。これにより、業務の品質向上や生産性の向上につながります。
BPOを導入するデメリット
BPOを導入した場合いくつかデメリットもあります。導入する前にきちんと確認しておきましょう。
サービス提供元の信頼性に依存してしまう
BPOサービスを導入する際には、サービス提供元の信頼性に依存することになります。たとえば、データ入力やカスタマーサポートなどの業務をアウトソーシングする場合、サービス提供元が適切なセキュリティ対策を講じていないと、重要な情報が漏洩するリスクがあります。また、サービス提供元が適切な品質管理を行っていない場合、サービスの質が低下することがあります。
業務プロセスの見直しや調整が必要
BPOサービスを導入するにあたっては、業務プロセスの見直しや調整が必要になることがあります。たとえば、既存の業務プロセスに合わせたサービス提供元の選定を行う場合、サービス提供元との間で調整が必要となることがあります。また、業務プロセスに関するマニュアルや手順書の作成、社内教育なども必要となります。
BPOの種類
BPOには、以下のような種類があります。
- バックオフィス業務アウトソーシング：企業の事務的な業務のことであり、経理や人事、総務などが含まれます。これらの業務をアウトソーシングすることで、企業はコスト削減や業務効率化を実現することができます。
- フロントオフィス業務アウトソーシング：フロントオフィス業務とは、企業の顧客対応や営業などの業務のことであり、顧客との接点となる業務です。これらの業務をアウトソーシングすることで、企業はより高品質な顧客サービスを提供することができます。
- システムアウトソーシング：企業の情報システム開発や運用・保守などの業務をアウトソーシングすることです。これにより、企業は専門的な知識や技術を持ったパートナー企業によって、より高度なシステムの開発・運用を実現することができます。
- プロセスアウトソーシング：企業の業務プロセスの改善や効率化を目的とした業務アウトソーシングのことです。これにより、企業はプロセスの改善や業務の効率化を専門的なパートナー企業に委託することができます。
BPO先を選定する際の注意点
BPO先の選定にあたって重要なポイントは、以下の3つに分けられます。
ポイント1.業種・業務に特化した経験や実績があるかどうか
BPO先が自社の業種や業務に精通していることは非常に重要です。業務の特性に合わせた適切なサービスを提供できるかどうかは、導入後の効果に大きく影響します。BPO先が過去に同様の業種・業務に関わっている経験や実績があるかどうかを確認することが必要です。
ポイント2.サービス提供の安定性・信頼性
BPO先は、企業の業務を任される重要なパートナーです。業務の継続性や品質を担保するために、サービス提供の安定性・信頼性が求められます。そこで、BPO先の運営基盤や品質管理体制、セキュリティ対策などを確認することが大切です。
ポイント2.コスト面の見積もりと課題解決力
BPOはコスト削減を目的として導入することが多いため、費用対効果を考慮することが重要です。BPO先には、コスト面の見積もりに関する情報を収集し、他社と比較することが必要です。また、業務における課題や改善点を提案できるかどうかもチェックすることが重要です。BPO先が、業務プロセスの改善や効率化に取り組んでいるかどうかを調べることが必要です。
BPOの業種別導入例
BPOサービスは様々な業種・業界で導入されており、その用途は多岐にわたります。以下に代表的な導入例を2つ紹介します。
顧客サポート業務での導入例
顧客サポートのBPOサービスは、製品やサービスに関するお問い合わせやクレーム対応、アフターサポートなど、顧客からの問い合わせに対応する業務を代行するサービスです。企業が自社で行う場合に比べ、コスト削減や24時間体制でのサポート提供などのメリットがあります。専門のサポートスタッフがBPOサービス会社によって提供されるため、高品質なサポートが提供されることが期待できます。一方で、顧客とのコミュニケーションがBPOサービス会社を介して行われるため、企業と顧客の距離感が遠くなる場合があることに注意が必要です。
人事・給与管理業務での導入例
人事・給与管理のBPOサービスは、人事業務や給与計算、社会保険手続きなど、人事に関する業務を代行するサービスです。従業員数が多い企業で多く導入されており、従業員の管理・維持に必要な膨大な情報を正確かつスピーディーに処理することができます。BPOサービス会社が業務プロセスの改善や最新の法令改正などについて積極的に取り組んでいる場合もあるため、企業側は最新情報を取り入れた人事・給与管理を行うことができます。しかし、企業内部の情報がBPOサービス会社に外部委託されるため、情報漏洩のリスクがあることにも注意が必要です。
まとめ
BPOについての解説を通じて、BPOを導入することで企業が得られるメリットやデメリット、注意点について詳しくご紹介してきました。BPOは、業務の外部委託によって生産性や効率性の向上、コスト削減などの効果が期待できますが、その導入には注意点もあります。
今回の記事を企業の業務を効率化につなげるためのヒントをお届けできていれば幸いです。
情報管理におすすめのツール
Googleスプレッドシートでは豊富な機能を活用して便利に表計算をすることができますが、そのURLや、関連するPDF資料、テキストでのメモなど、様々ある情報を一元管理するのにおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。こういった管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。
「Huddler（ハドラー）」は、シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。