近年、様々な災害や社会的変動が頻発しています。その中で、企業の事業継続は社会全体の安定にも寄与する重要な要素となってきています。しかし、「BCP」という言葉を耳にしたことがあっても、その実態や策定のポイントをしっかり把握しているビジネスマンは意外と少ないのではないでしょうか。この記事では、管理職やマネジメント職を中心としたビジネスマンの皆様に向けて、BCPの基本的な意味から策定時の重要なポイントまでを簡潔かつわかりやすく解説します。事業の継続性を高めるための戦略として、BCPの知識は絶対に持っておきたいもの。一緒にその魅力と実用性を探求してみましょう。
目次
災害や緊急事態に備えるための必要性
私たちの周りには予測できないリスクが溢れています。大規模な自然災害、社会的な動揺、経済の急激な変動、そして最近では新型のウイルスによるパンデミックなど、企業にとって重大な影響を及ぼす可能性のある出来事は数え切れません。そんな不確実性の中で企業が持続的に事業を行うためには、事前に十分な準備と対応策を練っておくことが不可欠です。
ここで登場するのが、BCP、つまり事業継続計画です。これは、様々なリスクが発生した際に、企業の主要な業務が継続できるようにするための計画です。緊急時に無策や混乱を避け、最小限のダメージで事業を再開・継続する手段として、BCPの策定は非常に重要となります。
例えば、ある企業が生産拠点を持つ地域で大規模な地震が発生した場合、その影響で生産が停止することが考えられます。しかし、BCPがきちんと策定され、代替の生産拠点や供給ルートが確保されていれば、短期間での生産再開が可能となり、取引先や消費者への影響を最小限に抑えることができます。
このように、事業継続計画は企業の「生命線」とも言えるもの。特に経営者や管理職、マネジメント職の方々にとっては、その策定と実行が企業の持続的な成長を支える上での重要な役割を果たしています。今後の不確実なビジネス環境の中で、しっかりとしたBCPを持つことは、企業の強さを示すバロメーターともなるでしょう。
BCPの意味
BCPの定義
BCP、または事業継続計画とは、企業が直面する可能性のある様々な危機やリスクから、その核心的な業務を継続・再開するための計画や手順を体系的にまとめたものを指します。具体的には、自然災害、テロ、社会的混乱、大規模なシステム障害など、企業活動に影響を及ぼす様々な事態を前提とした対策を練り、それを適切に実行するためのフレームワークを提供します。
事業継続計画とはどのようなものか
事業継続計画は、単に危機対応のための手順書としての側面だけでなく、企業のビジネス戦略や組織文化に根付くものとして捉えられるべきです。実際には以下のような要素から構成されます：
- リスク評価：事業に影響を及ぼす可能性のあるリスクの特定と評価。
- ビジネス影響分析 (BIA)：リスク発生時の影響をビジネスの観点から詳細に分析。
- 重要業務の識別：継続が必須とされる業務や機能の特定。
- 回復戦略の策定：危機発生時に事業を迅速に回復するための戦略や手段の定義。
- 緊急対応手順：具体的な緊急時の行動指針や手順の整備。
BCPは、これらの手順や指針を継続的に見直し、更新していくことで、企業の柔軟性や回復力を高める役割を果たします。また、この計画は経営層から現場の従業員まで、全てのステークホルダーが連携し、共有することで最大の効果を発揮するものとなります。
BCP策定のステップ
BCP策定は下記のステップを通じて、企業は予測しづらい未来のリスクにも柔軟に対応できる体制を築くことができます。それは単なるリスク回避だけでなく、事業の継続性と成長の基盤としても機能します。
1. リスク評価とビジネス影響分析 (BIA)
BCP策定の最初のステップは、事業に影響を及ぼす可能性のあるリスクを特定し、そのリスクがもたらすビジネスへの具体的な影響を分析することです。この段階では、災害の発生頻度や影響の大きさ、影響の持続時間などを詳細に考察します。
2. 重要業務の識別
次に、そのリスクが発生した場合に継続が必須である業務や機能を特定します。これは、事業の中心となる業務や、契約や法的な義務を果たすために必要な業務など、中断が許されない業務を明確にするステップです。
3. 回復戦略の策定
重要業務を識別した後は、それらの業務が中断された際の回復戦略を策定します。これには、代替の業務手段やリソース、施設、システムなどの確保が含まれます。具体的なアクションプランの作成や、回復までの時間目標（RTO：Recovery Time Objective）を設定することが必要です。
4. 計画の実行とテスト
策定したBCPを実際の現場でどれほど機能するかを確認するためのテストや訓練が重要です。シミュレーションやドリルを行い、従業員が計画に従って適切に行動できるか、また計画自体に不備や改善点がないかを確認します。
5. 定期的な見直しと更新
BCPは、一度策定した後も定期的な見直しや更新が必要です。組織の変化、新たなリスクの発見、テストからのフィードバックなどを元に、計画の精度を高めることが求められます。最新の状況に応じて適切なBCPを維持することで、企業のレジリエンスを確保します。
策定時のポイント
BCPの策定は、単に計画を書き上げるだけでなく、その背後にある企業の価値観やビジョンを具現化するプロセスとも言えます。そのため、下記のポイントを意識し、全社一丸となって取り組むことが成功の鍵となります。
1. 具体的な目標の設定
BCP策定の際、抽象的な目標やあいまいな指示は避けるべきです。具体的な目標を明確に設定することで、実際の危機時に迅速かつ正確な行動が取れるようになります。例えば、「大規模な自然災害発生後、24時間以内にコア業務を70%以上回復する」という具体的な目標を設定することが考えられます。
2. ステークホルダーとのコミュニケーション
BCPは企業内部だけでなく、取引先や顧客、地域社会といったステークホルダーとも関係が深いものです。そのため、策定時には彼らの意見やニーズを十分に取り入れ、計画の共有や説明を怠らないようにすることが重要です。ステークホルダーとの良好なコミュニケーションは、危機時の連携や信頼構築にも寄与します。
3. 組織全体の協力と意識の共有
BCP策定は、経営層だけのタスクではありません。現場の従業員から上層部まで、組織全体での協力と意識の共有が求められます。策定プロセスには多様な部署や役職のメンバーを参加させ、BCPの意義や重要性を共有する機会を設けることが効果的です。また、定期的な研修やドリルを通じて、BCPに関する意識を高め、実際の対応能力を養うことも不可欠です。
BCPの事例
1. 大規模災害時の対応例
東日本大震災時のある企業の事例
2011年の東日本大震災時、多くの企業が深刻な打撃を受けましたが、事前にしっかりとしたBCPを策定していた企業も多く存在しました。一つの例として、ある大手製造業企業は、BCPのもと、事前に複数の生産拠点を国内外に持つことで、一部の工場が損傷しても他の拠点で生産を続けられる体制を築いていました。また、従業員の安全確認システムも万全に整えており、災害直後に迅速に状況を把握し、復旧作業に取り組むことができました。
2. 予期しない内部事情による事業中断時の対応例
大手IT企業のサイバーセキュリティ事例
近年、サイバー攻撃による情報流出やシステム障害が頻発しています。ある大手IT企業もサイバーセキュリティの脅威からは逃れられなかったが、BCPの一環として事前にリスクを評価・対策していたおかげで大きな被害を回避することができました。具体的には、システムがダウンした際の代替手段の確保、お客様情報の暗号化、定期的なセキュリティチェックといった対策を徹底していたため、事業の中断期間を最小限に留めることができ、顧客からの信頼を保つことができました。
これらの事例からもわかるように、BCPの有無・その質が、実際の危機発生時のダメージやその後の事業継続性に大きく影響します。危機は予測しづらいものですが、BCPをしっかりと策定・運用することで、そのリスクを大幅に軽減することが可能となります。
BCPを効果的に運用するために
BCPの策定・運用は、企業の存続や信頼の維持、そして事業の継続性を保つための不可欠なプロセスです。管理職やマネジメント職がその重要性を認識し、組織全体としての取り組みを強化することで、予測不能なリスクにもしっかりと対応する体制を構築できるでしょう。
管理職やマネジメント職の役割
BCPの成功は、管理職やマネジメント職の役割が極めて重要です。彼らはBCPの策定・運用の先頭に立ち、以下の点でのリーダーシップを発揮するべきです。
- 方針の示唆: BCPの方針や目的を明確に示し、その重要性を組織全体に伝える。
- リソースの確保: BCPの策定や実施に必要なリソース（予算、人材、時間など）を確保する。
- 組織全体の協力の促進: BCPに関連する各部署やチームとの連携を強化し、一丸となっての取り組みを推進する。
定期的なBCPの見直しと更新の重要性
BCPは一度策定しただけで終わりではありません。組織の変化、技術の進化、新たなリスクの発生など、多くの外部・内部要因が存在し、それらに応じてBCPも進化する必要があります。
- 定期的な評価: BCPの実効性や適切性を定期的に評価し、必要に応じて修正や更新を行う。
- ドリルや訓練: BCPの内容を実際の現場で試すことで、計画の有効性を確認し、不備や改善点を見つける。
- フィードバックの収集: 従業員やステークホルダーからのフィードバックを積極的に収集し、それをBCPの改善に活かす。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。