ワークスペースに入っているメンバーごとにプライマリーオーナー、オーナー、マネージャー、メンバーの4つの役割を設定し、操作可能な範囲を制限することができます。プライベートルームへのアクセスやワークスペースの削除などの重要部分はプライマリーオーナーのみしか操作することができません。
ワークスペースは通常、会社や組織毎に1つ保有するハドラーで最も大きなスペースで、複数のルームから構成されます。ワークスペースには全てのメンバーを招待し、ルーム毎に必要なメンバー招集し情報を集約します。
ワークスペースでは通常のメンバーに加え、限定された権限を持つゲストを招待することが出来ます。
社外の方や取引先の方を招待する場合はゲストで招待することをおすすめします。
ルームでよく使うファイルや役立つリンクなどをタブに追加することができます。ルームに参加しているメンバーは全員、ヘッダーからこれらのリンク先に簡単ににアクセスできます。
重要な会議などよく利用するルームは「お気に入り機能」を利用することで、会議一覧の上部に固定できます。
プロジェクトやチーム、目的や用途ごとにルームを作成し、必要なメンバーを招待して情報をルームに集めることが出来ます。
どのルームに誰が入室しているかをリアルタイムに表示することが出来ます。ワークスペースに複数のルームを作成している状況でワークスペース全体でのコラボレーションを体験することが出来ます。
各画面ごとに閲覧中のユーザーがアイコンで表示されます。会議中に誰が開いているのかをリアルタイムで確認することが可能です。
ルーム毎にゲストを招待することが出来ます。
ファイルを共有するためのルームを作成する場合は「ファイル」機能だけを有効にするなど、ルームの用途に応じて必要な機能を選択することが可能です。
ルームは公開範囲を選択することが出来ます。
「パブリック」は招待したユーザー以外が検索から参加することが可能
「プライベート」は招待したユーザーのみ閲覧可能
「全てのタスクを見る」ボタンから画面を遷移せずとも、ポップアップで全てのタスクが閲覧することができるため、会議中にタスクの状態を確認するのもスムーズです。
右サイドバーにあるタスク機能で「この会議で作成されたタスク」と「会議で作成されたタスク一覧」が分けて一覧表示されます。
進行アジェンダの順番を変えたい時にドラックアンドドロップで簡単に並び替えができる機能が実装されています。
テキストファイル（.txt）とPDFファイル（.pdf）でのダウンロード機能が実装されているため、メールに添付したり、印刷して共有することも可能です。
ルーム外のメンバーや非ユーザー向けに外部公開用のリンクを作成することが出来ます。リンクは「有効と無効」で設定することが可能で、公開した後でも無効に変更することが可能です。さらにパスワードと有効期限も設定できます。リンクは検索エンジンに拾われることが無く、リンクを渡された方だけが閲覧可能なセキュアなものとなります。
議事録のエディタは複数人で同時編集することが出来ます。
他のユーザーが選択している文字を認識することも可能で、よりリアルタイムなコラボーレーションが可能です。
会議毎にタスクを設定することが出来ます。タスクには担当者や期限、ラベル等を登録することができます。またカンバンリストによって進行状況の管理をすることも可能です。
会議のコピー時に「アジェンダと議事録の両方をコピー」 「アジェンダのみコピー」のいずれかから選んで会議を複製することが可能です。
リンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はルームに参加している人のみとなります
会議毎に共有したいファイルがあれば、会議毎に添付することが可能です。
添付したファイルは自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
該当のファイル毎にリンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はファイルが保存されているルームに参加している人のみとなります。
いちいちダウンロードすることなく、ファイルや画像をブラウザ上で確認することができます。
他のストレージサービスと同様にファイルをフォルダ毎にグルーピングすることが可能です。
タスクごとに任意のラベルを付与することが出来ます。「緊急」「確認中」など任意のラベルを作成しタスクに付与することで管理する上での利便性が向上します。
タスクごとにリンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はルームに参加している人のみとなります
タスクの担当者として割当られた際と、コメントにメンションがついた際に、アプリ内画面の右上に設置されている新着通知とメールにて通知されます。
コメント機能で「@マーク」を入力することで、ルーム内のメンバーに通知をすることができ、タスク毎に会話をすることが可能です。
見出し、太字等の文字装飾をWYSIWYGエディタのツールバーにて行えることに加え、マークダウン記法での入力にも対応しています。
詳しいマークダウン記法は下記のリンクにてご確認くださいませ。
タスクの担当者にアサインされた際にメールで通知されるため、確認漏れを防ぐことができます。ご自身を担当者に設定した場合は通知されません。
ルーム、マイタスクのどちらにもデフォルトで設置される完了トレイが付いており、完了トレイにタスクを入れると自動で「完了しました」のラベルが付き、ルーム側、会議側から作成されたタスクにも自動で完了ラベルが付与され、一括で完了トレイに入ります。タスクの二重管理が無くなり「このタスクは完了されたのか」がすぐ分かります。
タスクが会議で作成された場合、タスクに会議内容をその場でポップアップ表示するボタンが付与されます。その場でどういった会議でこのタスクが発生したのかを確認することが可能です。
タスクの担当者と期限をを選択することにより、チームのメンバーや自分個人が担当するタスクが明確になります。
1つのタスクに複数人の担当を割り当てることも可能です。
タスクが多くなっても、担当者や期限で絞り込み表示ができるため、チーム内のタスクの状況が明確化できます。
タイトル、本文を検索対象とし、任意のキーワードからwikiを検索することが可能です。検索状態でフィルタで絞り込みもできます。
見出し、太字等の文字装飾をWYSIWYGエディタのツールバーにて行って頂けます。どなたでも簡単かつ直感的に文字装飾を行っていただける機能です。
マークダウン記法に対応しており、入力時に即時反映されます。
詳しいマークダウン記法は下記のリンクにてご確認くださいませ。
テキストだけではなく文中にハイパーリンクや画像を挿入することが可能です。
投稿を「投稿が新しい順」「更新が新しい順」「コメントが多い順」「アクセスの多い順」で並び変えることができます。
投稿毎にコメントの受付可否を選択することが出来ます。
投稿毎に他のユーザーに編集権限を付与することが可能で、共同編集者として編集してもらうことが可能です。
投稿をカテゴリ分けすることが出来ます。
自分の投稿を管理することが可能で、下書きの投稿も全てここで管理することが可能です。
記述途中のwikiは下書きにしたりするなど、投稿のステータスを管理することが可能です。