Huddlerによって「会議の仕組み」を確立。情報共有における小さな無駄を削減し、タスクやファイルも一元管理。

情報マネジメントツール『Huddler(ハドラー)』は、「会議」を起点に、タスクやナレッジ、ファイルなどあらゆる情報管理を1プラットフォームで完結させることでチームの業務効率化を促進することができるツールです。今回はHuddlerをご活用いただいている企業様へインタビューを実施させていただきました。

 

この度インタビューを実施させていただいたのは、北海道で60年の歴史を持つデッキプレート施工の職人会社、及川鉄工株式会社様です。「100年続く会社に必要な変革を。」をビジョンを掲げ、「職人総合商社」として、職人のあり方からリブランディングし、従来の職人像に囚われない新たな領域にチャレンジし続けています。

 

建設業に止まらず、製造から小売まで一貫して行うなど、時代や会社の成長に併せて変化し続け、「Fe:FRAME」のブランド名のもと、toC向けのECサイトでの販売も開始しています。鉄工業界のトップランナーとして新たなプロジェクトもスタートしているとのことで、今まさに変革を遂げている会社です。

oikawatekko

インタビューさせていただいた方:
及川鉄工株式会社 工事部/企画・広報課 課長 宮下 陸様

 

情報が点で散らばり、線でつながらないアナログ管理

ー所属されている部署と事業内容について教えていただけますか?

 

宮下様:工事部兼企画・広報課に所属していて、管理部の中で日々経営会議や、工事部の進行管理などを行っています。事業内容は建設業の会社で、小さい規模でありながらも、60年続く歴史ある会社です。メイン事業はデッキプレート工事が軸ではありますが、波のあるこの建設業に携わる貴重な職人のリソースをしっかりと活かすという意味で「Fe:FRAME」という新たなプロジェクトが2021年より立ち上がり、60年という長い歴史で培われた「曲げ金物製作」や「デッキプレート工事」の建築躯体組立技術を、製品開発に応用しています。

 

その中でECサイト制作をmonomodeさんにお願いし、一緒にお仕事をすることになりました。

 

ーHuddlerを知ったきっかけと、導入の背景について教えていただけますか?

 

宮下様:ECサイト制作を一緒に進める中で、ある時担当の方から「Huddlerという情報管理ツールがあるんですよ」ということで勧められたのが知るきっかけでした。ただ、その時はそこまで詳しい話にはならず、「ふーん」という感じでした(笑)

 

初めは「会議の時に使うツール」という認識はあったものの、うちの会社の情報が点で散ってしまって線で結びつかないという課題にどうフィットするかまではイメージできていませんでした。なので、毎回の議事録の確認やタスクの漏れ防止のためにどちらかというと受動的に使っているような状態でしたね。

 

そこからECサイト制作が終盤戦になり、タスクが多く煩雑化した時に「こういう使い方ならどうだろう」と、実際に自分で触れてみて「これはかなり便利だな」と実感しました。

(Huddler タスク管理画面)

 

宮下様:加えて、弊社内で定例で行っている経営会議のアジェンダの準備から議事作成までを一手に担っていた僕としては、会議の在り方についてちょうど悩んでいたということもあり、「このHuddlerというツールを社内でも使わせてもらいたい」とmonomodeの担当者にお願いしたような流れですね。

 

長岡:使っていく中で徐々に便利さを感じ、能動的に使っていただくようになったということですね。ありがとうございます!

 

職人の会社でのツール導入、使いやすいUIであることが必須条件

ーHuddler以外の他のツールと比較検討したりされてたのでしょうか?

 

宮下様:会議ツールを探すということは今までありませんでしたね。作る・建てる会社なので、会議ツールの必要性より、工程・工数管理の必要性を感じることの方が日常的にとても多いんですよね。元々打ち合わせは必要最低限で、一人一人のやるべきことが明確な状態が一番いいよねというのが会社の一番の考え方でした。だから会議のツールというより、進行管理やタスク管理の面でツールを使ったりしていました。

 

ー ツールを検討される際に大切にされているポイントはありますか?

 

宮下様:やはり、使いやすいUIであることは一番最初の条件になりますね。感覚的な人も多く、ITの見識や知識のあまりない職人ばかりの会社なので、一回嫌だなと思ってしまうともう触らなくなってしまうんです。なのでパッと見で、誰でもわかりやすいUIであるかどうかは気になるポイントですね。

 

ーHuddlerを初めて使った時の率直な印象を教えていただけますか?

 

宮下様:僕が求めているのはシンプルなデザインであることはもちろん、優しい言葉選びをしていることも大切なんですよね。Huddlerをパッとみた時にデザインやUIに優しさを感じて、すごくいい方向性だなと思いました

 

「Huddler」があれば、いつでも欲しい情報にすぐたどり着く

ー導入を進める中で、周りの皆様から反応などありましたか?

 

宮下様:そうですね。いま一番は社長と部長と僕との経営会議でHuddlerを活用しているのですが、会議の情報管理については2人とも僕とは違う悩みを持っていました。

例えば、情報を受け取る側としての悩みとしては、メールでデータが飛んできてその時に忙しかったりすると、追いついていけずそのまま流れていってしまい確認ができない、というようなこともあったんですよね。

そんな悩みがHuddlerを導入してから、いつでも自分のタイミングで、書きかけのアジェンダなどの欲しい情報をタイムリーに確認できるようになりました。そのあたりは特に「いいね!」と言ってくれています。

 

長岡:なるほど、経営層の方々にご好評いただいているのですね。

 

宮下様:アシスタントの社員からすると、このツールがあることで、自分にとっての業務的な改善や価値にどうつなげるか、まではあまりいっていないというのが正直なところです。

やはり経営者や責任者などの打ち合わせでHuddlerを活用するとすごく内容が充実するんですけど、それ以外のところだと、どう課題や決定事項を共有していくかという部分の方が日常的な使い方に近いのかなと。

 

五十嵐:何かしらの情報をまとめる役割を持った人にとっては有用だということですね。

 

宮下様:そうですね。そういった意味ではヘビーユーザーと一緒に使う使い方とライトユーザーと一緒に使う使い方、みたいな感じで機能がきれいに住み分けができてくると、主軸で使っている人間のできることの選択肢が増えると思います。あとはライトユーザーがパッとみた時に分かりやすいUIだと説明をしなくてもよくなってくると思います。

 

長岡:なるほどですね。ありがとうございます。

 

Huddler会議

(Huddler 会議管理画面)

 

ーHuddlerを導入される前は、会議をどのような形で管理されていたのでしょうか?

 

宮下様:ワードやスプレッドシート、あえて手書きの時もあったりと使うツールは色々でした。それをGoogleドライブで共有するような形です。

 

長岡:なるほどなるほど。

 

宮下様:ただ、Googleドライブへ入れていくと、どうしても他のデータも混在する中から探す必要があるんですよね。その上で整理もうまくできていなかったりして、目的の情報を探すことも大変でした。また、及川鉄工の考え方として、なるべく事務の仕事を最小限にして現場で作業する時間を確保したいということもあったので、ドライブから都度求めているデータを探すという時間に無駄を感じていました。

 

長岡:そうなんですね。情報までのたどり着きやすさというのはHuddlerで結構短縮できたのではないでしょうか?

 

宮下様:できています。会議をして何かを話す時に必ずHuddlerを入り口にするということによって、そこに携わっていない人でも見られるものになるし、あの人とこの人が話していることが、どんどんデータとして積み重なっていくのでとても良いと思います。

 

準備から検討事項の決定・共有まで「会議の仕組み」が確立

ーHuddler導入の結果、業務に変化はありましたか?

 

宮下様:はい。一番はアジェンダを共有する、リアルタイムで会議の中で決めていくという会議の仕組みができたことですね。それは経営会議でいうと、議事録を作っている人間と受け取る人間と準備する人間が、これをこうするというルール・仕組みにすることができたということですね。

あとは、議事録をまとめながら並行してタスクを紐付けられるのがかなり良いですね。

会議を行う時、画面を映しながら進めることがほとんどなんですが、そういった時にタスクと議事録の画面を切り替えず、一つの画面内で完結させることができるというのは最高ですね。

Huddler会議+タスク機能

(Huddler 議事録とタスク管理画面)

 

宮下様:それができることによって、ちょっとした時間なんですけど画面切り替えの無駄な時間を縮められるようになりました。タスク管理も「終わった」「終わっていない」「進行中」とかも一覧で見られるので良いですね。

社外的なところでいうとwiki機能も最高です。社内的にはそんなに今は使っていないのですが社外の人間とやりとりする時は抜群ですね。

 

長岡:社外の方とのやりとりでも使っていただいているんですね!

 

宮下様:ちょっと試しに使ってみたんですが、便利ですよね。ワードとかのデータで共有するとどうしても埋もれてしまうけど、記事としてwikiに残しておくことで、情報をきちんと整理して蓄積しておけるというのは使い勝手が広がるんですよね。

LINEもトークだけだと流れていってしまう。データはデータとしてノートに残しておけても、それに紐づいた解説や文章は別でトークを見にいったりしなければいけないんですよね。

wikiがなかったら同じことで、議事録とデータをいったりきたりしなければいけなかったり、データの中で表現を考えなければいけないので、Huddlerの一画面で済むという仕様はとても便利ですね。

 

長岡:wikiの使い方の幅は広いですよね。そのようにご活用いただけて嬉しいです!

 

oikawatekko

社内での活用方法をご説明いただく宮下様

 

ーHuddlerは目的別にルームを作ることができますが、現在の使い分けを教えていただけますか?

 

宮下様:まだそんなに使い分けられてはないのですが、今主に使っているのは7人です。今後より本格的に使い始めたら会議の数もメンバーも、より多くなってくると思います。

 

長岡:良いですね、今後結構ルームの数も増えていきそうですね。

 

宮下様:そうですね。新しく始まっているプロジェクトもあるのでルームで住み分けたいです。

 

五十嵐:実はルーム名の横のアイコンも実は自由に変えられるんですよ。自分にしか分からないマークで。

 

宮下様:そうなんですね!これはいいですね。自分の好きな顔文字とかにして。

 

Huddlerアイコン設定

(Huddler ルーム一覧画面)

 

ーHuddlerをご利用し始めてからしばらく経って、周囲の皆様からのお声や要望は何かありますか?

 

宮下様:一番使っているのは経営会議なんですが、僕だけではなく社長や部長も書き込んだり、データを入れたりしてくれているので3人とも大満足しています。

もうちょっと使ってみたら「ここはこうならないの?」とか要望も出てくると思うんですけど、その時は共有しますね。

あと以前関わりのある取引先に「Huddlerっていうツールがあって、便利だよ」と話してみた時は感動していましたね。「会議ツール…なるほどな。使ってみたい!」と言っていました(笑)

 

長岡:それはすごく嬉しいお声ですね!

 

ー今後、Huddlerに期待したい機能はございますか?

 

宮下様:社外の人ともやりとりをする上で、誰がこのルームにいるんだっけというのはわからなくなってしまいそうで、その辺りが管理できるようになると嬉しいですね。Slackとかも同様で、チャンネルに誰が参加しているのか分からなくなってしまったりするので。ツールの仕組みに自信がない人からすると、触るのが怖いという感じはあるかもしれないです。

 

五十嵐:「ここ触って大丈夫かな」など、なんとなく怖かったり心配になるというのはありますよね。なるほど。

 

宮下様:あとは、ファイルに蓄積されているデータの整理もしやすくなると嬉しいです。

 

長岡:会議にファイルを添付されてたり、結構ファイル機能もご活用いただいているんですね。

 

宮下様:はい。そうなんですけど、徐々に量も多くなってきているので、重要なものをピン留めできたり、分かりやすく整理できると、尚使い勝手が良くなりますね。

 

長岡:なるほど、ファイルの整理ですね。ありがとうございます。

ちなみに以前のお打ち合わせで「議事録を印刷用に出力できたら」というお声をいただいていたかと思うのですが、実は直近で実装されまして。右上のボタンからPDF、テキストでダウンロードができるようになりました!

 

宮下様:そうなんですね!これは最高です。うちみたいに紙でも保管する場合もあったり、行政との会議とかって紙ベースで行ったり、ネット環境のない場所での打ち合わせもあったりするので印刷することってどうしてもあるんです。

 

長岡:そうなんですね。やはりお相手によって会議もだいぶ違いますよね。

 

宮下様:社内での説明や報告だったり、世代的にパソコンがあまり使えないという場合でも出力機能があれば使いやすいです。

 

長岡:現状はベータ版で提供しているのですが、ご利用いただいている皆さんのお声をもとにどんどん実装していっているので、そういったご要望等あれば今後もぜひ共有いただきたいです!

 

「Huddler」の良さは実際に使ってもらって感じてもらいたい

 

ー今後別の方にHuddlerをご紹介していただくことがあった場合、おすすめポイントなどはありますか。

 

宮下様:僕のおすすめの仕方が相手にフィットするかはわからないので、紹介するというよりは、僕が使っている状態を見せたり、実際に相手に使ってもらって良さは感じてもらいたいなと思っています。でもこれまで見せた人は大体「いいね!使いたい!」と言ってくれていますね。

そもそも、こう言った会議を起点としたツールってそんなにあるんですか?

 

五十嵐:このようなコンセプトのようなものはあまりないと思いますね。

 

宮下様:そうなんですね、取引先に見せた時もあまり見たことがないと言っていました。

ちなみに今後はガントチャート機能とかもつくのでしょうか?

 

五十嵐:そういったご要望もいただいているので、開発のロードマップにも実は入っています。

 

宮下様:それはいいですね。ガントチャートがつくとかなり違いますね、進行管理用の他のツールを使わなくてもよくなるかもしれないです。ガントチャートがあることで、自分のタスクがどう重なっているかがパッとわかるので、会議の質もさらにグッと上がると思います。

 

長岡:なるほどですね。新機能や現状機能からもパワーアップさせる予定です。ぜひご期待ください!

 

宮下様:これからもどんどん活用していきたいと思います。

 

ー宮下様、インタビューご協力いただきありがとうございました!

 

oikawatekkou_syugou

宮下様(右から2番目)とHuddlerチーム📷