情報マネジメントツール『Huddler（ハドラー）』は、「会議」を起点に、タスクやナレッジ、ファイルなどあらゆる情報管理を1プラットフォームで完結させることでチームの業務効率化を促進することができるツールです。今回はHuddlerをご活用いただいている企業様へインタビューを実施させていただきました。
この度インタビューを実施させていただいたのは、2009年福岡にて設立し、WEBサイト解析や、マルチデバイス向けCMS、スマートフォン向けCMSの開発・販売を行うグルービーモバイル株式会社様です。
「心地よい変化を生み出す」というビジョンのもと、マルチデバイス対応CMS（グルービーWEBプラットフォーム）、Web接客ツールTETORI（テトリ）、日程調整ツールVIVIT LINK（ビビットリンク）を中心としたWebサービス（SaaS）を自社開発し、1000社以上の企業に導入されています。サービスの事業企画～開発、セールスやCSまで一貫した体制でサービス運用を行い幅広い業種の企業の事業発展に貢献されています。
さらなるサービス展開が期待されるなか、業務の中でHuddlerをどのように活用しているのか、詳しくお話を伺いました。
インタビューさせていただいた方：グルービーモバイル株式会社 土屋様
複数のツール切り替えで生じる手間を、Huddlerで省略
ー簡単な自己紹介と御社について教えていただけますか？
土屋様：弊社は福岡でWebのサービスを開発している会社で、今3サービスほどリリースしています。私の所属している部署はマーケティングチームの営業グループで、サービスの代理店への販売だったり、クライアントさんへのご提案、販売を行っている部署です。
ーHuddlerを知ったきっかけと、その際の率直な感想は何かありましたか？
土屋様：ユーザー分析によってWebサイトのコンバージョン率を向上させるWeb接客ツール「TETORI（テトリ）」を、monomode様のデジタルマーケティング事業部で導入いただき、その中で担当者さん経由でHuddlerを紹介していただきました。
弊社の日々の業務のなかで課題があって、これまで議事録などの記録を個々に様々なツールを使って記録しているという所があったんです。ツールが複数あることで、それぞれ違うツールを見にいかなければならず、日々面倒だなと感じていたんですよね。
それぞれ部署や用途によって使いやすいサービスが違うため、そのような体制になっていたのですが、みんなが使いやすいものが一つあれば、将来的に統合したいとは思っていて、それが理想的だなと感じていました。そんなタイミングでHuddlerの紹介があったので、軽い気持ちで使わせてもらったというのが最初のきっかけですね。
一番最初の印象としては、議事録を入力しながらタスクの作成ができるという所が魅力的だなと感じました。
（Huddler 議事録とタスクの紐付け画面）
長岡：なるほど、ありがとうございます！Huddlerの議事録とタスクの紐付く仕組みが好印象だったのですね。ちなみにHuddlerの導入前はどういった場面で、議事録とタスクが紐づいたらいいなと感じていたのでしょうか？
土屋さま：弊社では会社全体で使っている社内向け情報共有ツールがあり、そこに営業グループの議事録も蓄積していたんです。例えば、営業グループ会議である施策を実行するとなったとき「そのためにどんなステップが必要か」「このステップを誰が担当するか」ということを会議の中で決めていくんですね。
なので、担当割や期日を決めた後に、また違うツールを開いて入力し、完了したらまた別のチャットツールで連絡する、というやりとりがずっと発生していて、フローに無駄を感じていました。
Huddlerを活用することにより、タスクと議事録を並行して蓄積・管理できるようになったため、無駄なやりとりが減りました。タスクが完了したタイミングで担当者がステータスを変えれば管理者側もわかるので、都度の情報確認の連絡が必要なくなるというのは大きなメリットだと感じますね。
長岡：元々複数のツールを使う中での手間や不自由さを感じていらっしゃった中で、Huddlerひとつで管理できることに魅力を感じていただいたのですね。
業務で使うツールは「全員が使いやすいこと」が必要条件
ーHuddler以外の同様のツールとの比較は何かされたんですか？
土屋さま：基本的に会社全体では別の社内向け情報共有ツールを使っていたり、Googleスプレッドシートで管理する場面もあるので、そういった既存のツールと使い比べてみたりはしました。
ーツールを導入する際に御社の中で基準にしている部分や、ここは譲れないというポイントはありますか？
土屋様：そうですね。社員全員が使うので「全員が使いやすい」と思えるというのは一番のポイントかなと。もちろん価格とかもあるとは思うのですが、一番は「みんなが使いやすい」ということなのかなと思います。
長岡：なるほど。グルービーモバイル様はIT系の会社ということで、ITツールが得意な方が多そうだなというイメージがあったのですが、ITリテラシーの差や浸透しやすさに個人差はありましたか？
土屋さま：そうですね。個人差はあると思います。僕はツールに関わらず、新しいものが結構好きなので、まずは使ってみたいなと思っているんです。
あとは弊社が開発会社ということもあって、エンジニアのメンバーも多いんですよね。エンジニアと営業など、部署によって使いやすい・使いにくいものは違いがあるのかなというのはなんとなく感じてはいますね。
長岡：弊社も環境としては似ているのですごくわかります！誰でも使いやすいツールってなかなかないですよね。
ー使い始めてから感想や事前の想定と違うなと思った点とかって何かありましたか？
土屋様：そうですね、会社全体で管理する会議は既存ツールを使わなければいけないので、部分的に活用させてもらっているという状況ではあるのですが、やはり想像していた通り、議事録を取りながらタスクを管理できるので、情報共有の時間を大きく削減できたのかなと思います。
長岡：ありがとうございます！土屋さまからチームのみなさまにご共有いただきましたが、みなさまからは何かご感想とか反応はありましたか？
土屋様：そうですね、使い始める際に僕から紹介したのですが「タスク機能が特にいいな」という反応はすぐにありました。あと要望として出たのが、Googleカレンダーとの連携です。弊社のスケジュールはGoogleカレンダーで全て確認・共有しているので、タスクの内容や会議の日程がGoogleカレンダーに自動で反映されると、より便利だなという声がありました。
長岡：なるほど。ご要望ありがとうございます！参考にさせていただきます。
チーム内のタスクの進捗状況も一目で分かる。確認漏れも防止
ーHuddler導入前のタスク管理はどのように行っていたのですか？
土屋様：会議等の予定はGoogleカレンダーに入れつつ、個々のタスクはGoogleのスプレッドシートに担当者、期限などをセルに入力して管理していました。
なので、会議からタスク管理までの流れでは、議事録作成のための情報共有ツールやタスク管理のためのツール、そして期日案内のためのチャットツールなど、複数のツールを使い分ける必要がありました。
長岡：複数のツールの行き来をされていた中で、抜け漏れや確認もれとかも起こりやすい状態だったのかもしれませんね。
土屋様：そうですね、ツールの切り替えって、一つ一つがそんなに長い時間がかかるわけではないのですが、こまめに時間を取られるので面倒だなと思っていましたね。
長岡：そうなんですね。チームでHuddlerをご活用いただくようになってから、そういった議事録の記録からタスクの作成・確認といった業務フローに変化はありましたか？
土屋様：そういったタスクの進捗確認などのやりとりは削減されましたね！Huddler導入によって、状況を常に見られるようになったため、タスクの確認漏れも削減できたのかなと思います。
長岡：なるほど。やはりマネジメントを行う側の確認のしやすさというのが土屋様の中での変化としては大きかったのでしょうか。
土屋様：確かにそうですね。チームのタスク確認をしたり、進捗を見る必要があるマネジメント業務での変化が大きかったように感じます。
ー差し支えなければ実際の画面を見せていただくことはできますか？
土屋様：大丈夫ですよ。画面共有しますね。現在はこういった形で、主に会議で出たタスクを紐付けて管理しています。
（実際にお見せいただいたHuddler 会議画面）
※個人情報が含まれるため、一部加工させていただいています。
長岡：ありがとうございます！会議・タスクの紐付けがしっかりされているのですね！運用ルールとして、何か社内で決めていることはあるのでしょうか。
土屋様：特に細かいルールは作っていないです。会議と併せてタスクを作成できるというだけでかなり価値が大きいので、タスクが発生したらとりあえず作成するという感じで使っています。
長岡：なるほど。今使っていただいているのが土屋様の営業グループということですが、導入し始めてからみなさまで使い慣れるまでどれくらいの時間がかかりましたか？
土屋様：時間は全然かかりませんでしたね！最初自分1人でタスク管理に使っていて、その画面を共有してメンバーに紹介しましたが、次の日くらいからみんな使っていました。ルールをあえてあまり設けていないということもあって、導入はかなりスムーズでした。Huddlerが、何がどこでできるというのがわかりやすいUIなので、最初から社内から不明点などの声は挙がりませんでしたね。
なのでHuddlerを導入する時に、こんなものがあるから使おうという話はしましたが、特にマニュアルを使ってしっかり説明するというのは必要なくみんなで使い始められました。
長岡：みなさまの中でスムーズに取り入れていただけたのですね！良かったです！
ー会議中以外でもHuddlerを使う場面はありますか？
土屋様：会議のタイミング以外でも、日々のタスク管理でも使いますね。僕はチーム全体のタスクの進捗を見なければいけないので常に見ますし、メンバーも定期的に確認していると思います。
長岡：なるほどですね。Huddlerにはwikiとファイルという機能もあるのですが、その辺りを使うシーンはあまり多くない状況ですか？
土屋様：そうですね〜。使いたいなとは思っているのですが、マーケティングチーム全体でCRMツールを使っていて、資料関係は全部そちらにアップしているんです。なので、あまり使うタイミングがない状況です。
長岡：なるほどですね。社内wiki的なものは既存の情報共有ツールに入れているという使い分けですか？
土屋様：そうですね。エンジニアチームはこういう時はこういう風にしたらいいみたいなものをまとめて入れているみたいですね。
長岡：情報の特徴や用途に合わせてツールを使い分けているのですね！
（Huddler 4つの機能画面）
外部の人とも簡単に共有できる仕組み。社内だけでなく取引先とのタスク管理にも使っていきたい
ー今後、Huddlerへ期待したい機能などご要望があれば教えてください。
土屋様：議事録の履歴機能があると嬉しいです。議事録は基本記入者が書くとは思うのですが、種類によっては適宜更新するものがあるので、この内容はいつ誰が書いた、というのが画面上で確認できるとなおいいなと思います。
長岡：なるほど、編集履歴ですね。イメージとしてはGoogleスプレッドシートのような感じでしょうか？
土屋様：そうですね、リアルタイムではなくても、履歴データが残っていて欲しいなと。
というのも、基本僕たちの会議では、アジェンダという形で事前に会議項目みたいなものを作って先にグループ内で内容共有をしているんです。その時に、不足している内容等をそれぞれ個別に記入する場合があるので、誰が追記したというのが分かるといいのかなと思います。今は手動で「〇〇追記」などと書いていたりします。
長岡：なるほど、ログ機能ですね、参考にさせていただきます！
土屋様：あとは欲を言えば、タスク管理で他のチャットツールに通知される仕組みとかもあったらいいですね！
長岡：通知ですね、御社の以前のフローではGoogleスプレッドシートに記入した後に、Slackで個別に連絡を入れていたんですよね。ということはSlackでの通知が一番ベストでしょうか。
土屋様：そうですね、うちの会社ではSlackが多いのでSlackでの通知機能があると嬉しいです。
長岡：なるほどですね。今画面内通知やコメントにメンションがついた際のメール通知など、徐々に通知周りが整備されてきてはいるので、期待してお待ちいただければ幸いです！
長岡：ちなみに今後のHuddlerのアップデートでいいますと、タスク機能にガントチャートが実装される予定なんです。工程表を作っていたり、工数管理とかされているのでしょうか。
土屋様：いやー必要はあるのはあるのですが、最近はなかなか作れていないですね。Huddlerでガントチャートが作れたら、絶対便利だと思います。期待しています！！
ちなみにHuddlerって外部の方をゲストで呼ぶことってできますか？
長岡：はい、もちろんできます！特定のルームにだけ外部の方を招待するということもできるので、タスクのやりとりなどでも使っていただくことができます。
土屋様：取引先とも使いたいなとは前々から思ってはいたのですが、なかなかできていなかったので、ぜひ今後使いたいなと思っています。
長岡：ありがとうございます！取引先様との議事録共有やタスクの受け渡しで使っていただくことが多いツールなので、ぜひ幅を広げて使っていただけると嬉しいです。ゲストとして招待した場合は、特定のルームしか見られないので、プライバシーの面でも安心かと思います。
あと、アカウント作成していないユーザーに議事録を閲覧して欲しいという場面であれば外部共有機能もあるので、ぜひ使ってみていただけると嬉しいです！
（Huddler 外部共有機能画面）
土屋様：外部の人にも簡単に共有できるんですね！ちなみに閲覧期限も都度更新できるんですか？
長岡；できます！期限はボタン一つで更新できます。
土屋様：議事録の閲覧期限を一度設定した後に、もう少し伸ばしたりとかしたい場合もあるので便利ですね。クライアントとの定例会議もあるので、まず使ってみれたらと思います。一緒に使ってみると社内でもきっと使いたくなると思うので。
うちではシステムの開発がメインなんですが、開発したシステムを使ったWebサイトの制作も行っていて、その際にお客さんと制作に関するやりとりが発生するので「いつまでにページ作成」とか「いつまでに確認してください」といった、お客さんとのタスクの管理にも便利そうですね。
長岡：そうですね！おっしゃっていただいた通り、サイト制作の際に活用いただくのには、かなりフィットしているツールだと思います。（WEB制作会社の活用事例）その際はファイル機能で素材の共有もできるので併せて使っていただけると、一元管理できるメリットを感じていただけると思います。
土屋様：いいですね、そういった使い方も一度試してみたいと思います！今後おすすめの使い方とかあれあぜひ教えていただけると参考にさせていただきたいです。
長岡：ありがとうございます。サービスサイトの業種別活用事例にもいくつか載せているのでお手すきの際にご覧いただけると嬉しいです。個別にも参考になりそうな活用例を今度紹介させていただければと思います！
ー最後に、今後取引先様などにご紹介いただく場合にお伝えしたい、Huddlerのおすすめポイントがあれば教えていただけますか？
土屋様：一番はUIがとても分かりやすいというのは、おすすめポイントですね。あとは、議事録とタスクを一緒に管理したいけどできていないという方がいれば、まずは使ってみるのがいいのかなと思いますね。
長岡：ありがとうございます！今後も、タスクの新機能のリリースが控えていたり、さらに使いやすくアップデートしていきますのでぜひ期待いただければと思います！
ー土屋様、インタビューご協力いただきありがとうございました！