リモートワークを機に、点在していたデータの一元管理をHuddlerで実現。Huddlerが社内の共通言語に。

ハドラー

Huddlerはオールインワン 情報マネジメントツールです。議事録をはじめ、wiki・タスク・ファイルなどのあらゆる仕事上の情報を集約し、「クラウドがチームの仕事場」になります。Huddlerをご活用いただいている企業様へインタビューを実施させていただきました。

 

この度インタビューを実施させていただいたのは、『日本中の中小企業を強くする!』ことを使命に、日本で一番お客様から喜ばれる数の多い会計事務所になることを掲げていらっしゃる税理士法人フューチャークリエイト様です。「お客様と一緒に未来を創っていきたい」そんな想いから2021年8月に社名を「フューチャークリエイト」という名称に変更されたとのことでした。お客様に寄り添い、手厚い経営サポートを行うため、『税務・経営サポートサービス』をご提供されております。税務関係はもちろん、経営のコンサルティングなど幅広くご対応されていますので、将来のことや経営について相談したい方はぜひWebサイトをチェックしてみてください。

 

インタビューさせていただいた方:
税理士法人フューチャークリエイト 代表社員 税理士 植島 悠介様(左)
税理士法人フューチャークリエイト 杉澤 海夏様(右)

 

リモートワークにおける「情報管理ツール」の必要性

ー普段、お二人が行われている業務についてお聞かせください。

 

植島様:お客様とお打ち合わせしたり、社内の管理を主に行っております。会社としては2021年8月から社名が変更し、ダブル代表の一人としてやらせていただいております。

 

杉澤様:私の仕事内容としては、主に営業やコンサルが使う書類の作成やお客様からいただく帳簿のチェックを担当しております。

 

ーHuddlerを知るきっかけと導入の背景について教えて下さい。

 

植島様:元々繋がっていた御社代表の五十嵐さんから紹介してもらいました。

元々、コロナが流行る前からリモートワークをやりたいと考えていて、試しに限定した人のみリモートワークを実施しようと考えていところ、コロナが流行ってしまって一気にリモートワーク化することになりました。

リモートワーク化する前は、ホワイトボードなどを使って対面で会議をしていたのですが、リモートワーク化した後は、Zoomなどのビデオ会議に切り替わり、ホワイトボードが使えなくなってしまっていた状況下でHuddlerを紹介いただき、導入に至りました。

 

杉澤様:Huddlerはアジェンダと議事録がきれいに整理されるので、導入してからすぐ活用に至りました。

 

会議の前後に「共有する文化が生まれる

ー実際、Huddlerを導入された際はどのような形で導入されたんですか?

 

植島様:私一人だけではあまり広められなさそうだったので…(笑)社員を巻き込んで一気に使ってもらいました。

 

杉澤様:そうですね(笑)「こういう便利なツールがあるから登録してみてね」という感じからスタートして。そのまま皆使ってくれていました。

 

ーHuddlerを導入する前に使用していたツールはございますか?

 

植島様:元々、打ち合わせなどの会議時のメモとしてはEvernoteを各個人で使用していました。Evernoteへメモした内容を別社員に共有することがうまくいかず、そこまで活用には至っていなかったです。会議をExcelやGoogleスプレッドシート等で管理すると内容が煩雑になって分かりづらくなってしまうため、Huddlerの議事録はアジェンダと内容とで分かれている構成になっていて、整理されるので良いなという印象でした。

 

ーHuddlerを導入される前は、会議をどのような形で管理されていたんですか?

 

植島様:リアルなところでいうと、対面で打ち合わせしたときに話した内容をホワイトボードに書き込んで、スマホで写真を撮ってチャットツールで送って終わりって感じでした(笑)

 

長岡:なるほどなるほど(笑)

 

植島様:議事録についても誰かがたまたま取っていたら共有されるみたいな感じでしたね。それがずっと続いていて、その議事録も誰も見ないという…

 

杉澤様:議事録を誰かがWordにまとめてるとかそんな感じでした(笑)

 

長岡:Wordにまとめた内容をPDFとかにしてチャットツールで共有されていたんですね。

 

杉澤様:そうなんです。共有するのにも手間がかかってしまっていて、誰も会議を振り返れませんでした…

 

植島様:今まで会議の情報をちゃんと残せていなかったので、継続して検討していく会議がなく、単発で終わってしまうような悪い会議ばかりになってしまっていましたね。

会議で発生したことのタスク化と、その共有ができないという…

 

長岡:そうですよね。Huddlerだと会議で発生したタスクも管理することができるので、ぜひご活用いただけると!

 

タスク管理

(Huddler タスク管理画面)

 

ーHuddler導入の結果、どう変わりましたか?

 

植島様:Huddler導入前は、アジェンダを事前に共有する文化がなく、会議したい内容をチャットツールで事前に連絡しておくくらいの管理でした。

Huddlerの良いところは、どういったことを話すのかを事前にアジェンダとして共有して「これ見ておいて」って言えるので、当日の会議もスムーズですね。そのアジェンダに対して考えてから会議に参加できるので。

 

長岡:事前にアジェンダを作成した状態で会議を作成されているんですね。

 

植島様:そうですね。意図的にそうしていたのではなく、自然と会議を回すファシリテーターが前もってアジェンダを作成していたりと結果的にそういう風になっていました。ホワイトボードだったらこういうのは出来なかった(笑)

 

長岡:そうですね(笑)アジェンダが事前に共有されている状態で会議に臨めると会議もスムーズになって時間を短縮できますよね。

 

(Huddler アジェンダ・議事録画面)

 

植島様:リモートワークになって以降、会議がZoom等のビデオ会議になったこともあって、ビデオ会議の場では「今書かれていることを今見たい」んですよね。

会議内容を誰かが画面共有している感じだとそれぞれが参加している感がなくて。

リモートワークしている全員がデュアルモニターなので、片方Huddlerで片方Zoomって感じで、会議していると思います。なので、「今書かれているものが今わかって」参加している感じが以前より増していると思います。

 

杉澤様:そうですね。ちなみに最近はHuddlerのWikiの機能も使い始めています。

「これは覚えておいて」っていうのを大体Wikiにまとめています。

 

長岡:ほんとですか!Wikiもご活用いただいているとのことでありがとうございます。

 

杉澤様:私が所属している部署はマニュアルが多い部署なので。どういった工程でやれば同じ品質になるのかをわかるようにマニュアル化しています。マニュアル化した内容をWikiにまとめている感じですね。

 

長岡:なるほどですね。Wikiに現状足りない機能とかってありますか?

 

杉澤様:特にないですね…。現状は、サクサクできています!

強いて言うと、検索機能がつけばすぐ探し出せると思うので、今後Wikiに掲載する情報量が多くなったときに便利になると思います。

 

wiki

(Huddler Wiki画面)

 

「Huddler」が社内の共通言語に

ーHuddlerを導入して具体的に良かったことを教えて下さい。

 

杉澤様:やはり振り返りがしやすくなりましたね。色々と探す時間が減りました。あとは、各個人で情報をまとめていたんですが、一つの場所にまとまっているものを見に行けば良いので、人によっての理解度も同程度になったと思います。

 

植島様:そうですね。本当に振り返りがしやすくなりました。いつでも見れるのでとても良いですね。どこにいてもネットが繋がっていれば。

あとは、Huddlerを共通言語にできています。「Huddler見ておいてね」とか。情報の保管場所がバラバラだったので一元管理できて良かったです。

 

杉澤様:社内の人からもどうやって使うの?っていう意見も特に挙がっていないので、みんな業務で使ってくれていますね。

 

植島様:良い意味で「普通に使ってくれている」ので、Huddlerから離脱することもないですね。やっぱりExcelに戻るとか(笑)

 

長岡:良かったです!皆様から「使用方法がわからない」などの意見もなく、自然にご利用いただけているとのことで安心いたしました。

 

ー今後、Huddlerに期待したい機能はございますか?

 

植島様:同時編集機能があるとすごく便利だなと思います。ブレスト時にもHuddlerを活用しているので。

 

長岡:皆さんでブレストもされるんですね。会議の内容としては、誰かが一方的に発信していく会議ではなく、参加されている皆さんで議論するような会議体が多いですか?

 

植島様:そうですね。発信のみの一方的なアナウンスの会議は2~3年前にやめることにしました。発信だけであれば、チャットで共有することにしています。また、会議体もできるだけ細分化して、1会議に対して5~6人以下になるように参加する人数を減らすようにしました。人数を減らしたことによって、自然と参加している人たちで意見を出し合うブレストの場のような会議になって、参加者それぞれが書き込むスタイルに変化していきました。

 

長岡:なるほどですね。ブレストの場で同時編集機能は必要ですね!

実はこちらの機能の実装を進めておりましたので、実装完了いたしましたら改めてご案内させていただきます。

 

植島様:ありがとうございます。あとは、ガントチャートの機能もあると便利だと思います。それぞれに月のノルマがあるので、ノルマを達成するためにどのような行動が必要になるかを考えてもらうためにもガントチャートで可視化できるようになると良いなと思います。

 

長岡:ガントチャートですね!実は開発のロードマップにもガントチャートの開発を入れるか検討しておりました。あとは、タスクの機能も現状からパワーアップさせる予定です。

 

植島様:なるほどですね。これからも期待しています。

 

ー植島様、杉澤様、インタビューご協力いただきありがとうございました!

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