仕事を進める上で、大切なのがタスク管理。ビジネスマンの中でもタスク管理ができるかどうかで大きく結果に違いが表れてきます。
しかし、タスク管理は一から教えてもらえるものではなく、苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか。
よくやるべきタスクを忘れてしまう
予定通りに仕事が進まない
こんな方々のために、今回はタスク管理が苦手な人の特徴や解決方法について紹介していきます。
目次
タスク管理が苦手な人の特徴
では、タスク管理が苦手な人にはどのような特徴があるのかみていきましょう。
頭の中でタスク管理してしまう
人間の頭の中で処理できる情報は限られています。その中で10個も20個もタスクを抱え込んでしまうと、やるべきことが多いという意識に囚われ、精神的に切迫感を感じてしまいます。
タスク管理が苦手な人はそんな中で仕事を続けてしまい、重要なタスクを忘れてしまったり、一つのタスクに集中できない状態に陥りやすいです。
タスクが細分化できていない
ある一つのタスクを行うにあたって、細分化せずに作業を行ってしまうとタスク管理が難しくなります。例えば「web記事をサイトにアップする」という一つのタスクにみえる場合でも、取材・執筆・編集・校正・アップ作業など細かいタスクに細分化されます。
タスク管理が苦手な人は細分化しないままタスクを行うため、一つ一つの細かい作業に集中ができない人が多いです。
スケジュール管理ができていない
1日は24時間しかないため、こなせるタスクの量は限られています。しかしタスク管理が苦手な人は、1日にやるべきタスクを詰め込みすぎ、常に色んなタスクに注意が向いてしまうため、結果的に生産性が下がってしまいます。
スケジュール管理をし、1日で完了できるタスクを少し余裕を持って設定しておくことが大切です。
頼みを断れない
ビジネスにおいては、常にタスクを抱えながら過ごしています。一つのタスクが終わる前に新しいタスクが発生し、積み上がっていく場合も多いはずです。
そんな中でタスク管理が苦手な人は、上司や同僚から依頼されるタスクを断れず、自分のキャパシティを越えてしまい、タスクに埋もれてしまいます。
タスク管理が上手くなる解決策
では、タスク管理が上手くなる解決策についてみていきましょう。
タスクを全て書きだす
まずは自分が抱えているタスクを全て紙に書きだしてみましょう。書き出すだけで、頭がすっきりします。書き出せたら、一つのタスクを細かい作業タスクに落とし込んでいきます。
このように自分の頭の中で抱えていた情報を外に出すことで、また新しいことが考えられる余裕ができてくるのです。
優先順位をつける
タスクを細分化して書き出せたら、次はそれぞれのタスクに優先順位をつけていきましょう。タスクにはそれぞれ重要度や緊急度が異なります。
「すぐにとりかかるべきタスク」、「明日でもいいタスク」などに振り分けることで、まず取り組むべきタスクの順番が明確になります。
タスクごとの完了時間を見積もる
自分が抱えているタスクの完了時間を見積もっておくのも重要です。一つ一つのタスクの完了時間が把握できていれば、1日や1週間、1ヵ月などのスパンでこなせるタスクの量を設定することができます。
ここでは自分がこなせるキャパシティよりも、余裕をもってスケジュール調整しておくことが大切です。
シングルタスクを心がける
そもそも人間の脳は複数の作業を同時に進行することに向いていません。そのため日々タスクを進行していく際にはシングルタスクに頭を切り替えることが大切です。
1つのタスクが完了してから次のタスクに移るという意識を持っておくことで、目の前のタスクに集中でき、生産性も高まります。
こちらの記事でタスクツールもご紹介しておりますので御覧ください。
【2021最新】タスク管理ツール11選！特徴と導入メリットについて
タスクを細分化して、小さな達成を積み重ねよう！
タスク管理が苦手な人は頭の中だけで考え、いっぱいいっぱいになってしまう人が多いです。まずは自分が抱えているタスクを可視化して、一つ一つ落ち着いて処理していきましょう。
小さな達成感を積み上げることで、日々仕事の充実感も増していくはずです。